Software: Van den Bosch beschleunigt Dokumentenmanagement mit Qubiz

DMA-Software und künstliche Intelligenz sollen den Scanvorgang von Papierdokumenten erleichtern.

Mit Hilfe künstlicher Intelligenz scannt und sortiert der niederländische Logistikdienstleister Van den Bosch seine Dokumente. (Symbolbild: Weissblick/Fotolia)
Mit Hilfe künstlicher Intelligenz scannt und sortiert der niederländische Logistikdienstleister Van den Bosch seine Dokumente. (Symbolbild: Weissblick/Fotolia)
Sandra Lehmann

Der auf flüssige und trockene Schüttgüter spezialisierte niederländische Logistikdienstleister Van den Bosch nutzt seit Kurzem das Document Management Automation-System (DMA) „Dox Detect“ des IT-Service-Dienstleisters Qubiz. Die Lösung, so der Anbieter, soll das Scannen und Zuordnen von Dokumenten wie Frachtbriefen und Lieferscheinen erleichtern.

Unterstützung durch KI

Dox Detect interpretiert und ordnet die Dokumente mit Hilfe künstlicher Intelligenz zu, wie Qubiz berichtet. Das Programm verwende einen Algorithmus für maschinelles Lernen und setze auf optische Zeichenerkennung, um Dokumente zu klassifizieren. In der ersten Phase werden verschiedene Dokumente in das Portal hochgeladen. Jede Datei wird dann automatisch einer Kategorie wie zum Beispiel „Tankbeleg“ oder „CMR-Frachtbrief“ zugeordnet. Ein Übereinstimmungsalgorithmus vergleicht die erkannten Informationen mit den Daten der Speditionssoftware, des Transportmanagement- oder ERP-Systems. Dabei sucht Dox Detect laut Anbieter gezielt nach Sendungsnummern, Lade- und Entladeadresse oder Bestellnummern. Jedem dieser Datenfelder kann zuvor ein Grad an Wichtigkeit zugewiesen werden, und am Ende des Vorgangs wird eine Punktzahl errechnet, die das Maß der Übereinstimmung signalisiert.

Weniger manuelle Nachbearbeitung

Beim Unterschreiten bestimmter Werte werden weitere manuelle oder automatisierte Aktionen ausgelöst. Der Mitarbeiter erfahre etwa umgehend, ob das hochgeladene Dokument vom System akzeptiert wurde. Ist dies nicht der Fall, kann er es mit einem besseren Scan ein weiteres Mal versuchen. Die Genauigkeit des selbstlernenden Algorithmus führe dazu, dass nur rund zehn Prozent der Dokumente manuell nachbearbeitet werden müssen, heißt es von Seiten des IT-Dienstleisters.

„Dox Detect wurde bei uns dank vorhandener API-Schnittstelle ohne größere Investitionen implementiert“, so Pirke van den Elsen Chief Digital Officer bei Van den Bosch.

Im Unternehmen vereinfache Dox Detect den Workflow mit den beauftragten Subunternehmern.

„Wir verwenden DoxDetect in Verbindung mit unserer Plattform, auf der unsere Partner ihre Aufträge finden, den aktuellen Auftragsstatus eintragen und die Ablieferbelege sowie weitere Dokumente hochladen. Wenn dabei die Dokumente zu weniger als 80 Prozent erkannt werden, wird der Partner zum erneuten Hochladen aufgefordert“, beschreibt van den Elsen den Prozess.

Vor der Einführung von Dox Detect konnten die Subunternehmer von Van den Bosch jedes beliebige Dokument ungeprüft hochladen. Erst bei einer späteren Suche stellte sich dann manchmal heraus, dass es sich nicht um die richtigen Dokumente handelte.

„Nachdem wir die Dokumente jetzt direkt beim Hochladen scannen, vermeiden wir unvollständige oder fehlerhafte Dokumente von vorneherein. Das spart allen Beteiligten Zeit“, so van den Elsen.

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