Software: Stressfrei durch die Jahresinventur

Der Logistik-IT-Spezialist Inform gibt Tipps für eine reibungslose Inventursaison.

Die Jahresinventur steht an? Wie es reibungsloser geht, weiß unter anderem der Softwareexperte Inform. (Symbolbild: Stock Rocket/Adobe Stock)
Die Jahresinventur steht an? Wie es reibungsloser geht, weiß unter anderem der Softwareexperte Inform. (Symbolbild: Stock Rocket/Adobe Stock)
Sandra Lehmann

Bei vielen Unternehmen steht die jährliche Inventur vor der Tür. Spätestens das vergangene Jahr hat vielen Firmen gezeigt, dass sie sich eine Vollinventur mit viel Personal nicht mehr erlauben können. Der Aufwand ist enorm, das Lager lange blockiert und wichtige Arbeitsschutzmaßnahmen wie Kontaktbeschränkungen lassen sich nur unzureichend umsetzen. Der Aachener Softwareanbieter Inform hat deshalb fünf Tipps für eine stressfreie Inventursaison zusammengestellt.

1. Stichprobeninventur: Im Zusammenspiel mit einem bestandsführenden System bestimmen Unternehmen beim Verfahren der Stichprobeninventur zufällig die zu zählenden Stichproben. Spezialisierte Software rechnet diese mittels mathematisch-statistischer Methoden hoch. Das Verfahren sei schneller, genauer und mit bis zu 99 Prozent weniger Zeitaufwand verbunden als die Vollinventur. Zwar ist die Stichprobeninventur seit Ende der 1970er Jahre gesetzlich verankert, dennoch ist es laut Inform empfehlenswert, das Verfahren vor dem ersten Einsatz mit dem Wirtschaftsprüfer zu besprechen und es sich bestätigen zu lassen. Namhafte Systemanbieter unterstützen bei der Vorbereitung.

2. Cloud-Lösungen und Dienstleistungen: Stressfrei seien auch cloudbasierte Lösungen, die sich nicht nur schnell einführen ließen, sondern Unternehmen auch von der aufwändigen Hardware- und Software-Pflege befreien. Wer den Personal- und Einarbeitungsaufwand weiter reduzieren möchte, lässt andere rechnen. Obwohl schon seit Jahren spezialisierte Inventursoftware zur Verfügung steht, lagern Unternehmen die Auswertung der Inventur heute häufig aus. Dazu übertragen sie einfach die Daten aus dem bestandsführenden System und warten auf das Ergebnis samt Reporting für die Wirtschaftsprüfung.

3. Genaue Bestandsführung: Digitale Lösungen für die Stichprobeninventur können ermitteln, welche Artikel als Stichproben zu zählen sind. Bei besonders guter Bestandsführung lasse sich der Zählaufwand durch einen hocheffizienten Sequenzialtest im Idealfall auf bis zu 31 Zählpositionen reduzieren. Bei einer durchschnittlich genauen Bestandsführung empfehle sich dagegen eine Stichprobeninventur zum Bilanzstichtag oder eine permanente Stichprobeninventur durch Zählungen im Arbeitsalltag. Grundsätzlich ist eine Qualität der Bestandsdaten, bei der die saldierten Inventurdifferenzen wertmäßig unter zwei Prozent liegen, Voraussetzung für die Stichprobeninventur. Bei größeren Abweichungen zwischen den Buchdaten und den Ist-Beständen sollten Unternehmen die Differenzen im Rahmen einer Vollinventur bereinigen.

4. Digitale Datenerfassung: Barcode-Scanner und andere tragbare Handgeräte für die Datenerfassung können helfen, Inventuren schneller durchzuführen. Mitarbeiter müssen keine langen Artikel- und Chargennummern mehr vergleichen, was auch die Zahl der fehlerhaft erfassten Bestände reduziert. Zudem berühren sie dank der kontaktlosen Scans viel seltener Waren oder Gegenstände im Lager, sodass sich Hygienevorgaben leichter umsetzen lassen und am Schichtende nur noch die Scanner desinfiziert werden müssen.

5. Virtuelle Kontrollen: Noch ist die Coronapandemie nicht überstanden, weshalb Sicherheitsabstände und reduzierte Personenkontakte weiterhin wichtig sind, um das Risiko von Infektionen zu minimieren. Allerdings müssen Inventuren immer in Zweierteams durchgeführt werden – das soll die Richtigkeit des Zählergebnisses sicherstellen. Die Kontrollpersonen könnten die Zählung daher künftig über Kameras und Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Zoom verfolgen. Dieses neue Vorgehen sollten Unternehmen jedoch vor der Inventur intensiv testen und von Wirtschaftsprüfern bestätigen lassen.

„Digitale Lösungen und Services sind die Grundlage für schlanke Inventurprozesse und helfen gleichzeitig, Corona-Schutzmaßnahmen umzusetzen“, betont Daniel Schulteis, Experte für Stichprobeninventur bei Inform. „Mit einer Stichprobeninventursoftware wie ‚INVENT XPERT‘ reduzieren Unternehmen ihre Inventurkosten um bis zu 95 Prozent und den Zählaufwand um bis zu 99 Prozent. Damit vermeiden sie Überstunden und verkürzen Lagerschließzeiten sowie Produktionsstillstände auf ein Minimum.“

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