Software: Stressfrei durch die Jahresinventur

Bei vielen Unternehmen steht die jährliche Inventur vor der Tür. Spätestens das vergangene Jahr hat vielen Firmen gezeigt, dass sie sich eine Vollinventur mit viel Personal nicht mehr erlauben können. Der Aufwand ist enorm, das Lager lange blockiert und wichtige Arbeitsschutzmaßnahmen wie Kontaktbeschränkungen lassen sich nur unzureichend umsetzen. Der Aachener Softwareanbieter Inform hat deshalb fünf Tipps für eine stressfreie Inventursaison zusammengestellt.

1. Stichprobeninventur: Im Zusammenspiel mit einem bestandsführenden System bestimmen Unternehmen beim Verfahren der Stichprobeninventur zufällig die zu zählenden Stichproben. Spezialisierte Software rechnet diese mittels mathematisch-statistischer Methoden hoch. Das Verfahren sei schneller, genauer und mit bis zu 99 Prozent weniger Zeitaufwand verbunden als die Vollinventur. Zwar ist die Stichprobeninventur seit Ende der 1970er Jahre gesetzlich verankert, dennoch ist es laut Inform empfehlenswert, das Verfahren vor dem ersten Einsatz mit dem Wirtschaftsprüfer zu besprechen und es sich bestätigen zu lassen. Namhafte Systemanbieter unterstützen bei der Vorbereitung.

2. Cloud-Lösungen und Dienstleistungen: Stressfrei seien auch cloudbasierte Lösungen, die sich nicht nur schnell einführen ließen, sondern Unternehmen auch von der aufwändigen Hardware- und Software-Pflege befreien. Wer den Personal- und Einarbeitungsaufwand weiter reduzieren möchte, lässt andere rechnen. Obwohl schon seit Jahren spezialisierte Inventursoftware zur Verfügung steht, lagern Unternehmen die Auswertung der Inventur heute häufig aus. Dazu übertragen sie einfach die Daten aus dem bestandsführenden System und warten auf das Ergebnis samt Reporting für die Wirtschaftsprüfung.

3. Genaue Bestandsführung: Digitale Lösungen für die Stichprobeninventur können ermitteln, welche Artikel als Stichproben zu zählen sind. Bei besonders guter Bestandsführung lasse sich der Zählaufwand durch einen hocheffizienten Sequenzialtest im Idealfall auf bis zu 31 Zählpositionen reduzieren. Bei einer durchschnittlich genauen Bestandsführung empfehle sich dagegen eine Stichprobeninventur zum Bilanzstichtag oder eine permanente Stichprobeninventur durch Zählungen im Arbeitsalltag. Grundsätzlich ist eine Qualität der Bestandsdaten, bei der die saldierten Inventurdifferenzen wertmäßig unter zwei Prozent liegen, Voraussetzung für die Stichprobeninventur. Bei größeren Abweichungen zwischen den Buchdaten und den Ist-Beständen sollten Unternehmen die Differenzen im Rahmen einer Vollinventur bereinigen.