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Rapa, ein Spezialist für Magnetventile mit Sitz in Selb, hat mithilfe des Pilsener Digitalisierungsexperten Aimtec die eigene Electronic Data Intercharge (EDI)-Kommunikation auf ein neues Niveau gehoben. Durch die Implementierung der Cloud EDI von Aimtec dauere das Onboarding neuer Partner bei Rapa nun nur noch wenige Tage.
„In der Automobilindustrie ist der Wareneinkauf sehr komplex und gleichzeitig essenziell für die Gewährleistung eines reibungslosen Produktionsablaufs. Aus diesem Grund wird der gesamte Lieferprozess durch EDI unterstützt. Eine Lösung zur Gewährleistung des Informationsaustauschs zwischen Kunden und Zulieferern ist daher unerlässlich“, kommentiert Klára Jechová, EDI Consultant für das Projekt Rapa bei Aimtec.
Eine lange Unternehmenshistorie ziehe oft auch historisch gewachsene Strukturen nach sich, insbesondere in der IT. Zwar kommunizierte Rapa bereits via EDI mit Kunden sowie einigen Lieferanten. Doch ab einem bestimmten Punkt konnte die eingesetzte On-Premise-Lösung mit den wachsenden Anforderungen der Automobilbranche nicht länger Schritt halten, so Aimtec in einer Pressemeldung. Deshalb nahm das Onboarding neuer Partner und Lieferanten ins EDI-System oder die Integration neuer EDI-Nachrichtentypen bisweilen Monate in Anspruch. Und der Bestellprozess im Einkauf erfolgte noch über den Versand von PDFs per E-Mail.
Fehlerbehebung sehr aufwendig
Fehlerhafte ASNs (Advanced Shipping Notices) belasteten den Datenaustausch mit Handelspartnern. Die interne IT-Abteilung bei Rapa war stark mit Troubleshooting für die anfallenden EDI-Probleme im Unternehmensalltag ausgelastet. Zudem fehlte es den internen IT-Mitarbeitern an EDI-Spezialwissen, um die bestehende Infrastruktur von Grund auf zu modernisieren.
Oberste Priorität des Digitalisierungsprojekts war es, gemäß dem Anforderungsverzeichnis eine saubere und einheitliche Datenbasis für ASNs zu schaffen, um die häufigen Fehler abzustellen. Dazu analysieren und klassifizieren die Experten von Aimtec die vorhandenen Daten. In der zweiten Phase wurden die weltweiten Kunden und Lieferanten von Rapa auf die standardisierten EDI-as-a-Service-Lösung migriert.
80 Prozent Arbeitszeit eingespart
Auch um die Validierung und Sicherung aller ASNs kümmere sich Aimtec. Ausgehende Nachrichten werden in das vom Partner geforderte Format konvertiert. Wenn eine Validierung scheitert, werden die Zuständigen bei Rapa automatisch benachrichtigt. Durch diese Kontrolle jeder EDI-Nachricht werden Fehler vermieden. Mitarbeitende der Einkaufsabteilung bei Rapa müssen somit nicht länger Zeit in das manuelle Versenden von Bestellungen per E-Mail investieren. Das System generiere und übermittele Bestellungen automatisch. Durch die entfallenden manuellen Arbeitsschritte sinke auch das Fehlerrisiko beim Datenaustausch. Auch die IT-Abteilung profitiere von der neuen Lösung: Auf EDI entfallen Aimtec zufolge nun 80 Prozent weniger Arbeitszeit.
„Dank der Zusammenarbeit mit Aimtec nimmt der Aufwand für den Betrieb und Ausbau unserer internationalen EDI-Kommunikation jetzt einen Bruchteil der Zeit in Anspruch, die wir früher aufwenden mussten“, so Thomas Schott, der zum Zeitpunkt der Migration als Vice President den Bereich IT bei Rapa verantwortete.
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