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Einkauf: KTR optimiert indirekte Beschaffung mit Simple System
KTR Systems, ein Anbieter von mechanischen Kupplungen, Bremsen und Kühlern für den Maschinenbau mit Sitz in Rheine, hat seine indirekte Beschaffung mithilfe des Münchner Unternehmens Simple System verbessert.
Bezugsquellen zentral zusammengefasst
Wie KTR berichtet, wickelte die Einkaufsabteilung des Unternehmens die indirekte Beschaffung bis vor Kurzem über Onlinemarktplätze und digitale Portale seiner Lieferanten ab. Eine tatsächliche Optimierung der Arbeitsabläufe sei das jedoch kaum gewesen, denn der Beschaffungsprozess durchlief immer noch die aufwändigen analogen Verwaltungsstufen. Zudem kauften manche Mitarbeitenden unkontrolliert am Einkauf vorbei (Maverick Buying) ein.
Um hier Abhilfe zu schaffen, begab sich der Antriebshersteller auf die Suche nach einer Anwendung mit der verschiedene Bezugsquellen zentral zusammengefasst, aber dezentral verwaltet werden können.
Neutraler Marktplatz
Simple System stellt mit ihrem Portal sowohl einkaufenden Unternehmen als auch Lieferanten einen neutralen digitalen Marktplatz zur Verfügung, auf dem diese unmittelbar miteinander Geschäfte abschließen können.
„Wir haben uns vor allem wegen der guten Beratung im Vorfeld für Simple System entschieden. Aufgrund unserer Unternehmensstruktur benötigten wir für die indirekte Beschaffung besondere Funktionen“, so Chris Trommer, Einkaufsleiter bei KTR Systems.
Mit Simple System wurden Mitarbeitende von KTR an Schlüsselbedarfsstellen befähigt, selbstständig über die Plattform und anhand von abgestimmten Lieferantenkatalogen und verhandelten Sortimenten Waren und Produkte zu bestellen, ohne zuvor Anträge bei der Einkaufsabteilung einreichen zu müssen. Diese verhandele nun lediglich noch die Konditionen und könne bei Unregelmäßigkeiten im Bestellverhalten eingreifen.
„An den Endgeräten brauchen die User weder VPN noch SAP-Schnittstelle“, so Olga Holthaus, Mitarbeiterin in der KTR-Einkaufsabteilung. „Während des Auftragsvorgangs wird über die Plattform automatisch mithilfe des Simple System Cockpit eine technische Kopie der Bestellung im SAP für die Rechnungsprüfung angelegt. Das erhöht die Usability im Betriebsalltag massiv und hat schnell zu einer breiten Akzeptanz in der Belegschaft geführt.“
Ein weiterer Grund für die Entscheidung für Simple System war KTR zufolge das Lieferantenangebot. „Einige unserer Lieferanten, mit denen wir schon seit Langem in einer Geschäftsbeziehung stehen, waren bereits auf dem Marktplatz. Das hat die Transformation natürlich erleichtert“, schildert Holthaus. Doch auch die Beziehungen zu anderen Lieferanten, die noch nicht auf Simple System vertrieben haben, konnten aufrechterhalten werden. Trommer erläutert:
„Im Gespräch mit unseren Lieferanten verspürten wir teilweise eine Unsicherheit, was ein Umstieg auf den Simple System Marktplatz für unsere Geschäftsbeziehung bedeutet. Wir haben von Anfang an klargestellt, dass wir die Geschäfte fortsetzen möchten und so haben sich einige dazu entschieden, auf Simple System aktiv zu werden. Gerade die einfache Katalogerstellung auf der Plattform läuft sehr intuitiv und schnell umsetzbar, loben unsere Geschäftspartner.“
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