Bestandsmanagement: So gelingt die Inventur in Corona-Zeiten

In herausfordernden Zeiten gerät der Gedanke an die jährlich anstehende Inventur schnell in den Hintergrund. Für viele Unternehmen steht das Beibehalten der Liquidität und damit auch die Reduzierung von Kosten im Vordergrund. „Eine Vollinventur ist kostenintensiv“, erklärt Sven B. Jessl. Er ist Geschäftsführer der Stat Control GmbH. Das Unternehmen ist ein Anbieter von Bestandscontrolling- und Inventursystemen und der Inventurspezialist innerhalb der Remira Group. „Häufig muss das Lager vorübergehend geschlossen werden. Das ist alles andere als wertschöpfend. Hinzu kommt ein großer Personalaufwand, der notwendig ist, um die Vollinventur überhaupt durchführen zu können.“

Für viele Unternehmen geht es jetzt darum, das Tagesgeschäft wieder zu meistern und die durch die Corona-Krise erlittenen Ausfälle in Grenzen zu halten beziehungsweise aufzuarbeiten. Für eine Vollinventur bleibt keine Zeit. Viele Betriebe setzen daher auf eine permanente Inventur. Sie zählen unterjährig ihre Bestände und verteilen die Zählarbeit so auf den gesamten Geschäftsjahreszeitraum.

„Aufgrund der vielerorts knappen Personalressourcen und der reduzierten Aktivitäten im Lager kann es sein, dass nicht alle Lagerbestände innerhalb eines Jahres gezählt werden können“, erklärt Sven B. Jessl. „Das führt dann zu einem ähnlichen Problem wie bei der Vollinventur. Unternehmen müssen innerhalb eines kürzeren Zeitraums als ursprünglich geplant ihre Waren zählen. Sie benötigen dafür entsprechendes Personal und müssen im schlimmsten Fall ihr Lager vorübergehend schließen.“

Den Aufwand für die Inventur minimieren

Doch wie gelingt die Inventur auch in Zeiten der Coronakrise? Ein Werkzeug dafür ist die Stichprobeninventur. Dabei handelt es sich um ein gesetzlich zulässiges Inventurvereinfachungsverfahren, mit dem die Korrektheit der Bestandsführung geprüft wird. So wird nachgewiesen, dass die systemseitig geführten Bestände mit den tatsächlich im Lager befindlichen Artikeln übereinstimmen. Wird dies innerhalb der zulässigen Toleranzen bestätigt, können die Vollinventur und auch die permanente Inventur entfallen.

„Der größte Vorteil der Stichprobeninventur ist, dass der Zählaufwand um durchschnittlich 95 Prozent reduziert wird“, berichtet Sven B. Jessl. „Damit sinken die Kosten drastisch, denn sowohl der Zeit- als auch der Personalaufwand werden auf das Nötigste minimiert.“

Durch das bei der Stichprobeninventur deutlich niedrigere Zählvolumen und den dadurch stark reduzierten Personalbedarf wird die Infektionsgefahr im Lager minimiert. Es ist möglich, die Inventur vornehmlich mit lagerkundigen Mitarbeitern durchzuführen. Dies hat einen positiven Effekt auf die Zählqualität, denn die Erfassung vieler Artikelpositionen mit einer großen Anzahl von Personen führt zwangsläufig zu Fehlern – vor allem dann, wenn dabei auch noch Mitarbeiter eingesetzt werden müssen, die nicht mit der Lagersituation vertraut sind.

Mit der Stichprobeninventur erhalten Unternehmen die maximale Transparenz bezüglich der Leistungsfähigkeit ihrer Bestandsführung. Die Digitalisierung des Inventurprozesses ermöglicht, dass nicht alle Lagerpositionen angefasst werden müssen. Die Gefahr, Zählfehler in das Bestandssystem einzupflegen, wird minimiert.

Viele Unternehmen erfüllen die Voraussetzungen

Zahlreiche Unternehmen erfüllen bereits die Voraussetzungen für die Durchführung einer Stichprobeninventur. Die Lagerbestände müssen softwareseitig erfasst sein und die Lagerbewegungen realitätsnah abbilden. Darüber hinaus muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Bestandsführung ordnungsgemäß und auf einem hohen Niveau erfolgt. Wirtschaftsprüfer erwarten zudem, dass die Stichprobeninventur mit einem testierten und damit zugelassenen System durchgeführt wird.

In der Regel werden die Vollinventur und die Stichprobeninventur in dem Zeitraum zwischen drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt. Um sich nach der Krise wieder auf das Tagesgeschäft konzentrieren und weitere Ausfälle vermeiden zu können, empfehlen Experten wie Sven B. Jessl von Stat Control, bereits frühzeitig mit dem zuständigen Wirtschaftsprüfer Kontakt aufzunehmen und eine Umstellung auf das Stichprobeninventurverfahren abzustimmen.