Intake Management: KI vereinfacht abteilungsübergreifenden Einkaufsprozess

In vielen Unternehmen verschmelzen die Einkaufs- und Serviceprozesse immer weiter. Ob Zuliefer- oder Ersatzteile, Consulting oder Dienstleistung, ja sogar externes Personal – letztlich geht es immer darum, einen Bedarf zu decken. Im Prinzip lassen sich die damit verbundenen Prozesse deshalb im Grunde mit demselben System unterstützen. Warum werden sie also in den meisten Betrieben von verschiedenen Tools abgedeckt? Die Gründe sind vielschichtig und hängen stark mit dem technologischen Reifegrad der Organisation zusammen.

Wer über den Tellerrand hinaussieht, wird eine neue Spend-Management-Lösung jedoch nicht nur für den Einkauf im engeren Sinn beschaffen. Schließlich lässt sich die Software auch wertschöpfend für die Unterstützung bereichsfremder Prozesse nutzen – zum Beispiel im Facility Management, in Produktentwicklung und Fertigung oder in Finance und HR. Sobald sich die Bereiche unvoreingenommen darüber austauschen, werden meist weitreichende Ähnlichkeiten in den Abläufen sichtbar.

Die Vorteile einer einheitlichen Lösung liegen auf der Hand: Sie betreffen nicht nur Kostenersparnisse beim Erwerb, der Installation und der Pflege, sondern auch bei Schulung und Training des Personals: Es muss sich nur noch mit den Funktionen und Abläufen einer einzigen Software vertraut machen.

Ein solches System verbessert auch Transparenz und Compliance. Es erleichtert die zentrale Verwaltung aller beschaffungsrelevanten Daten. Damit erlaubt es die system- oder sogar unternehmensübergreifende Suche nach passenden Lieferanten – einschließlich automatisierter Preisvergleiche, sowie das Bündeln von Bestellungen, um Volumenrabatte auszunutzen. Zudem ist es leicht dokumentierbar. Verstöße gegen rechtliche oder ethische Richtlinien lassen sich so vermeiden.

Allerdings erfordern herkömmliche Einkaufssysteme in aller Regel zu viel Know-how seitens der Anwender, als dass sie reibungsfrei in anderen Unternehmensbereichen einsetzbar wären. Was ihnen fehlt, ist eine leicht zu bedienende Nutzeroberfläche und eine automatisierte Prozessorchestrierung. Wer sich nicht hauptberuflich mit dem Einkauf beschäftigt, sollte sich auch nicht darum kümmern müssen, wie sein Bedarf gedeckt wird, sondern nur anmelden, was sie oder er für die anstehenden Aufgaben benötigt. Genau genommen, gilt das auch für die Profi-Einkäufer. Sie haben Besseres zu tun, als sich mit einer Vielzahl von Katalogen, Genehmigungsverfahren und Reportings zu beschäftigen.

Der Spend-Management-Spezialist Ivalua erfüllt mit seiner Intake-Management-Lösung diese Anforderungen. Die Software lässt sich über eine KI-unterstützte Eingabemaske steuern. Der KI-Assistent IVA leitet auch unerfahrene Anwender durch den Anforderungsvorgang. Er filtert Details aus Dokumenten, stellt Rückfragen, macht Vorschläge und sucht selbstständig nach geeigneten Anbietern. Die integrierte Prozess-Orchestrierung übernimmt die Routineabläufe, leitet die Bedarfe an die zuständige Instanz weiter, holt Genehmigungen ein sorgt dabei durchgängig für Transparenz.

Ivalua Intake Management: Anfrage für einen Laptop | Bild: Ivalua

Dank einer ereignisbasierten Integrationsschicht ist Ivalua Intake Management nahtlos mit Third-Party-Systemen integrierbar. Darüber hinaus bietet die Lösung die Möglichkeit, den Fortschritt der Anfragen zu verfolgen. Dazu dient eine Tracking-Schnittstelle, die Informationen aus der Integrationsschicht auf ein nutzerfreundliches Dashboard übertragen. Last, but not least ermöglicht es die No-Code-Technik von Ivalua den Anwendern, selbst Orchestrierungs-Workflows zu erstellen oder zu ändern – und zwar ohne Programmierkenntnisse.

Ivalua Intake Management: Bearbeitung einer Anfrage | Bild: Ivalua

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Jan-Hendrik Sohn, Vice President DACH, NL & CEE bei Ivalua
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