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Effiziente Prozesskommunikation dank Intelligent Capture

Mit den Retarus Intelligent Capture Services lässt sich die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ohne großen Aufwand digitalisieren.

Mit den Intelligent Capture Services von Retarus lassen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden. | Bildquelle: Shutterstock-Illustration
Mit den Intelligent Capture Services von Retarus lassen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden. | Bildquelle: Shutterstock-Illustration
Retarus

Supply-Chain-Prozesse sind heute größtenteils digitalisiert: vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Kunden erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI). Doch während die Digitalisierung bei größeren Firmen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig für deren Partner. Unerwünschte, aber unvermeidliche Medienbrüche sind die Folge. Insbesondere kleinere, hochspezialisierte Unternehmen verfügen häufig nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen zu übermitteln. Bei der Auftragsabwicklung greifen sie stattdessen häufig auf vordefinierte, papiergebundene Bestellvordrucke oder PDF-Formulare zurück, die dann per Fax oder E-Mail versendet und aufwendig manuell erfasst werden müssen. Dies verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler.

Partner ohne EDI in digitale Prozesse einbinden

Mit den Intelligent Capture Services von Retarus per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI) lassen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden. Die Cloud-Services unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate. So entstehen für Partner keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen: Sie nutzen bestehende Workflows einfach weiter.

Die Cloud-Dienste erfassen automatisiert per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente und machen diese Daten mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und innovative KI-Techniken nutzt, vollständig maschinell lesbar. Die intelligente Texterkennung der Retarus Intelligent Capture Services unterstützt aktuell 14 Sprachen und ist somit auch für den Einsatz im internationalen Business-Umfeld geeignet. Ein Stammdaten-Abgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen (Machine Learning) sorgen für äußerst hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 %. Falls einzelne Informationen einer eingehenden Bestellung oder Rechnung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, dass die zu prüfenden Bereiche im Dokument deutlich hervorgehoben sind. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 % (Human in the loop).

Schnellerer Cashflow bei reduziertem Aufwand

Mit den Retarus Intelligent Capture Services profitieren Unternehmen von einer effizienten und zuverlässigen Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette. Die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten führt zu einem reibungslosen Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 % im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Dabei sind Unternehmen in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Retarus setzt gezielt auf Local Processing, verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt branchenspezifische Standards, die Anforderungen der DSGVO sowie höchste Compliance-Anforderungen.