IT-Auswahl: Das richtige WMS finden

Egal ob Retrofit- oder Greenfield-Projekt: Die Auswahl und Einführung des für das eigene Unternehmen passenden Warehouse Management Systems (WMS) ist kein leichtes Unterfangen. Der Markt bietet zwar eine Fülle von verschiedenen Softwarelösungen, aber in der Standardausführung wird keines dieser Systeme zu 100 Prozent die benötigten logistischen und IT-Anforderungen abdecken. Um schlussendlich doch einen erfolgreichen Go-live mit einem passenden WMS durchführen zu können, ist es mitunter entscheidend, sich im Zuge einer gründlichen Vorarbeit diese drei Fragen zu stellen.

1. Wer ist involviert?

Ist die Entscheidung für die Einführung eines Warehouse Management Systems gefallen, ist der erste Schritt nicht die Sondierung des Marktangebotes. Im Gegenteil, der Blick sollte zuerst nach innen und nicht nach außen gerichtet sein. Den Themen Ressourcen und Zuständigkeiten wird in solchen Fällen nämlich tendenziell geringere Wichtigkeit beigemessen. Obwohl es sich bei der Einführung eines neuen WMS um ein Thema aus dem Bereich Software handelt, ist es nicht ratsam, das Projekt alleinig in der IT-Abteilung anzusiedeln.

Die Abbildung und gegebenenfalls Optimierung der logistischen Prozesse in der neuen Softwarelandschaft erfordern ebenso die Kenntnisse der Mitarbeitenden in der Logistik selbst. Daher sollten Mitglieder aus diesen beiden Abteilungen das interne Projektteam unter der Führung einer klar definierten Leitung bilden. Der Projektleitende überwacht und begleitet das Vorhaben, führt notwendige Entscheidungen herbei, koordiniert Termine und legt qualifizierte Ansprechpartner für die jeweiligen Bereiche oder Prozesse fest.

Wenn dieses Team steht, ist es essenziell, die Mitglieder so viel wie nötig vom Tagesgeschäft freizuspielen. Die erfolgreiche Einführung eines neuen WMS erfordert entsprechende Kapazitäten bei allen Projektbeteiligten während des Projektverlaufes. Die Dauer ist dabei abhängig von den Systemanforderungen, der Komplexität der logistischen Prozesse, den notwendigen Anpassungen der Software und der Anzahl der Lager, um nur einige Faktoren zu nennen. Dahingehend kann ein derartiges Projekt in der Regel nicht innerhalb eines Jahres abgeschlossen werden.

2. Was brauche ich?

Um die Anforderungen an das neue WMS zu bestimmen, gilt es in einem ersten Schritt die eigenen logistischen Prozesse und vorhandenen Programme hinsichtlich der dahinterliegenden lösungsneutralen IT- und Logistik-Anforderungen eingehend zu analysieren. Von branchenspezifischen Bedürfnissen über spezielle Abläufe für den E-Commerce bis hin zum Druck der Versandetiketten sollten hierbei auch Sonderprozesse besonders genau untersucht und beschrieben werden. Diese erfordern üblicherweise Anpassungen der Standardversion einer WMS-Software. Essenziell ist es dabei, nicht nur den derzeitigen Status quo zu berücksichtigen, sondern vor allem in die Zukunft hinsichtlich Unternehmenswachstum, Branchen- und Marktentwicklungen zu blicken.

Im Schnitt bleiben WMS nämlich bis zu 20 Jahre im Einsatz. Daher sollte die Lösung flexibel und skalierbar sein, um auch auf zukünftige Entwicklungen reagieren zu können. Die gesammelten Erkenntnisse dieser internen Untersuchung sollten für den weiteren Projektverlauf unbedingt schriftlich in einem Anforderungsprofil festgehalten werden.

Anhand dieses Umrisses lässt sich in der Regel bereits eine grundsätzliche Frage in der Softwarewelt und somit für die Wahl eines WMS leichter beantworten: „Best-of-Breed“ oder „Best-of-Suite“? Best-of-Breed bedeutet für jeden einzelnen Prozess die optimale Softwarelösung zu finden und diese über Schnittstellen zu vereinen. Bei Best-of-Suite hingegen spricht man von einem Ansatz, in dem eine Vielzahl von Prozessen durch einen einzigen technologischen Anbieter abgebildet werden. Somit deckt eine Gesamtlösung mit vielen Funktionen die unterschiedlichsten Prozesse ab. Dadurch ergeben sich weniger (komplexe) Schnittstellen und eine homogene technologische Basis. In der Logistik muss es nicht zwingend entweder oder sein. Es gibt einige WMS-Lösungen, welche die Vorteile beider Ansätze vereinen.

3. Bedarf es eines Implementierungspartners?

Eine intensive Beschäftigung mit den vorherigen Fragen gibt Aufschluss über die Dimensionen sowie etwaigen Herausforderungen in diesem Projekt. Dahingehend lässt sich auch abschätzen, ob die Einführung eines Warehouse Management Systems samt etwaigen Anpassungen selbstständig durchführbar ist oder Hilfe benötigt wird. Generell ist es zu empfehlen, auf externe Experten zurückzugreifen. Deren Erfahrung und Fachkenntnis mindert typische Projektrisiken wie fehlerhafte Anpassungen der Standardsoftware oder Kompatibilitätsprobleme mit veralteter Hardware.

Expertise ist aber nicht gleich Expertise. Empfehlenswert sind Experten, welche im selben Umfeld (Logistik- und IT-Anforderungen) bereits erfolgreich Projekte umgesetzt haben und somit umfangreiche Erfahrung mit WMS-Implementierung im Geschäft des Kunden haben. Am Markt der Implementierungspartner gibt es nach dem WMS-Marktreport des Fraunhofer-Instituts drei Typen: Suite-Anbieter, reine WMS-Anbieter und Lagertechnik-Anbieter.

Die WMS-Lösung von Suite-Anbietern ist ein Modul innerhalb einer größeren Business-Software-Suite und verfügt über eine höhere Integration mit den anderen Modulen. In der Regel verkaufen diese Anbieter nur die Lösung, aber implementieren sie nicht.

Reine WMS-Anbieter sind hingegen ausschließlich auf die Einführung von einer oder mehreren Logistiksoftwarelösungen spezialisiert, während Lagertechnik-Anbieter sogenannte Generalunternehmer sind. Neben WMS-Software bieten sie auch Automatisierungslösungen und verfügen daher über besondere Expertise in Materialflussstrategien. Als Komplettanbieter kümmern sie sich zudem um alle Aspekte eines WMS-Projekts, beginnend vom Lösungskonzept über die Realisierung und Anpassungen der Software bis zum Go-live und fortlaufende Betreuung durch einen Service Desk.

Eine Übersicht über mögliche Implementierungspartner aus allen drei Kategorien sowie deren WMS-Angebot stellt die anbieterunabhängige WMS-Datenbank des Fraunhofer IML unter warehouse-logistics.de zur Verfügung. me

Autor: Gerald Lassau, Geschäftsführer Knapp IT Solutions, Würzburg.