Bewerbungsprozess: Experten-Tipps von Logistik-Fachjournalist und Personalberater: Tipps für Bewerber – aus der täglichen Praxis

Redaktion (allg.)

Der Autor verfügt über viele Jahre Erfahrung in Führungspositionen der Speditions- und Logistikbranche, in Dienstleistung und Handel. Darüber hinaus sieht und bewertet er seit mehreren Jahren als Personalberater regelmäßig eine Vielzahl von Bewerbungsunterlagen. Ebenso führt er Vorstellungs-/Bewerbungsgespräche und steht dazu in ständigem Gedankenaustausch mit Personalverantwortlichen in Unternehmen und mit Bewerbern. In einer dreiteiligen Serie wird er an dieser Stelle Tipps zum Bewerbungsprozess geben (Seite 1 von 3)
Die Bewerbungsunterlagen
Folgender Grundsatz ist bei jeder Bewerbung zu beachten: Seien Sie ehrlich! Und dies gilt nicht nur im Gespräch, sondern auch in der Schriftform. Schreiben Sie also nur das in Ihre Bewerbungsunterlagen hinein, was wirklich wahr ist und was Sie im Zweifel auch belegen können.
Wenn Sie sich um eine konkrete Position bewerben, stellen Sie die Aufgaben und Erfahrungen heraus, die für diese Position relevant sind. Andere lassen Sie weg. Wichtige Facetten Ihrer Persönlichkeit, die nicht direkt relevant für die Position sind, sollten Sie erst später im Bewerbungsgespräch erwähnen.
1. Form der Bewerbung
Eine Bewerbung wird immer schriftlich eingereicht, auch wenn mündliche Vorabsprachen erfolgt sein sollten.
Im Zeitalter der elektronischen Medien gewinnt eine Bewerbung per E-Mail eine immer größere Bedeutung. Das heißt, Anschreiben und Bewerbungsunterlagen auf elektronischem Weg zu versenden ist dann sinnvoll, wenn beide Seiten über die entsprechenden elektronischen Kapazitäten verfügen. Dabei sollte der Bewerber darauf achten, dass seine Unterlagen keinen größeren Umfang als maximal 5 MB haben. Nicht alle Unternehmen sind so ausgestattet, dass sie größere Datenmengen bequem und ohne Wartezeiten verarbeiten können. So manche „firewall“ lässt auch keine größeren Dateien passieren.
Wichtig ist, dass das Unternehmen die Unterlagen weiterverarbeiten kann. Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden: Handelt es sich um eine Position im Inland, so ist eine hausinterne Weitergabe im Unternehmen regelmäßig leicht möglich, auch wenn sie in reiner Papierform vorliegt. Betrifft die Bewerbung allerdings eine Aufgabe im internationalen Bereich, so wird – zunehmend von den Global Playern – eine Einsendung der Unterlagen per E-Mail gewünscht, weil sie damit international wesentlich schneller und qualitativ hochwertig weitergegeben werden können.
Ein guter Weg ist, eine Bewerbung – inklusive Anschreiben – zunächst per E-Mail dem entsprechenden Unternehmen vorzulegen. Diese sollte dann allerdings nur das Anschreiben und den Lebenslauf beinhalten, sowie die Ankündigung, dass in Kürze die kompletten Bewerbungsunterlagen per Post kommen. Anschreiben und Lebenslauf sind idealerweise als je eine Word- oder pdf-Datei der E-Mail als Anlage beigefügt. Zu berücksichtigen ist, dass auf Basis dieser ersten Unterlagen bereits eine Vorauswahl getroffen werden könnte.
2. Bewerbungsunterlagen
Der Inhalt der Bewerbungsunterlagen besteht aus folgenden Teilen:

  • Persönliches Anschreiben
  • Lebenslauf
  • Tätigkeitsprofile (ggf.)
  • Zeugnisse (alle Arbeitszeugnisse)
  • Diplom (ggf.)
  • Letztes Schulzeugnis
  • Hinweis auf Weiterbildungen allerdings ohne Zeugnisse und Zertifikate

 

Folgenden Grundsatz sollten Sie hierbei beachten: Übergeben Sie dem Unternehmen so viel wie nötig, aber überfrachten Sie den Empfänger Ihrer Unterlagen nicht.
Hierzu ein Beispiel:
Ein Bewerber fügte etwa 20 Zertifikate über unterschiedlichste Weiterbildungen seinen Bewerbungsunterlagen bei. Der Effekt ist, dass der Empfänger der Bewerbung außerordentlich viel Papier oder Dateien vor sich hat und somit der Eindruck entsteht, dass dieser Bewerber sich zwar offensichtlich weitergebildet hat, aber sicherlich auch zukünftig ständig weitere Ausbildungen machen will. Er wird seinen Vorgesetzten vermutlich mit derartigen Fragen nerven (Bildungsurlaub!).
Wenn der Personalverantwortliche wissen möchte, wie Sie bei Ihren Weiterbildungen abgeschnitten haben – im Übrigen steht es meistens ohnehin nicht genau drin – müssen Sie die Bescheinigungen natürlich jederzeit auf Nachfrage vorlegen können.
Zu beachten ist aber auch, dass die Auswahl der Unterlagen, die Sie beifügen, einiges über Ihre eigene Urteilsfähigkeit aussagt. Sie zeigt nämlich, was Sie für wichtig halten und was nicht.


2.1 Persönliches Anschreiben
Sofern Sie sich auf eine Anzeige hin bewerben, nennen Sie diese klar im Bezug. Sollte es andere Anlässe für die Bewerbung geben, so nennen Sie auch diese gleich zu Anfang offen und deutlich. Als nächstes sollten Sie Ihre derzeitige Aufgabenstellung mit den Schwerpunkten der eigenen Tätigkeiten nennen. Geben Sie einen Hinweis auf die Größenordnung Ihrer Verantwortlichkeit durch Zahlen zu Umsatz und Mitarbeitern. Nennen Sie hierbei die gesamte Mitarbeiterzahl des Unternehmens und die Zahl der Personen, die Ihnen im eigenen Verantwortungsbereich disziplinarisch oder fachlich unterstellt zugeordnet sind. Berufseinsteiger gehen analog vor und schildern offen ihre derzeitige Situation – z.B. arbeitssuchend, im Praktikum o.ä..
Als nächstes nennen Sie die Gründe für Ihre Bewerbung und den gewollten Wechsel. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, kann man an dieser Stelle z.B. (wirtschaftliche) Probleme im derzeitigen Unternehmen einräumen. Darüber hinaus soll Ihre Begründung, warum Sie sich für die angegebene Position in diesem Unternehmen bewerben, klar werden. Hier haben Sie auch die Chance gleich zu zeigen, dass Ihnen das Unternehmen und das, was es tut, gut bekannt ist.
Nennen Sie Ihr berufliches Ziel und als nächstes Ihre derzeitige Einkommensgrößenordnung. Diese nennen Sie, wenn Sie mit dem beruflichen Wechsel nicht einen deutlichen Karriereschritt nach oben verbinden. Sollte gerade das aber der Fall sein, ist es sinnvoller, Ihren Einkommenswunsch zu nennen. Auch dabei bitte immer Größenordnungen angeben. Bedenken Sie, wenn Sie an dieser Stelle zu hoch pokern, könnte Ihre Bewerbung schon jetzt unter den Tisch fallen.
Die nächste notwendige Angabe ist Ihre Verfügbarkeit. Zum Beispiel indem Sie die Kündigungsfrist nennen, etwaige Sperrvermerke und wichtige Hinweise z.B. auf bevorstehende Urlaubsabwesenheit. Damit vermeiden Sie, dass das Unternehmen mit Ihnen in Kontakt treten möchte, Sie aber nicht erreicht bzw. verfügbar sind. Auch hier gilt der Grundsatz: Spielen Sie mit offenen Karten.
Das Anschreiben sollte einen optisch ansprechenden Eindruck hinterlassen. Wählen Sie aus dem Grunde eine gängige Schrifttype (z.B. Arial, Verdana oder Times New Roman). Schriftgröße 11 ist für Geschäftspost immer angebracht und bei den genannten Schriftarten auch gut lesbar. Verwenden Sie im Schriftbild Absätze. Sie verbessern so die Lesbarkeit und geben dem Leser die Möglichkeit auch schon erste Bemerkungen an den Rand zu schreiben, wenn er über die Papierform verfügt.


2.2 Lebenslauf
Das wichtigste Dokument Ihrer Bewerbung ist der Lebenslauf. Er wird in jedem Fall intensiv gelesen. Deshalb muss er aussagekräftig und übersichtlich sein. Er soll ein Datum tragen, um auch späteren Lesern eine klare Interpretation zu ermöglichen.
In der Literatur und in vielen Veröffentlichungen zum Thema Lebenslauf gibt es zwei Grundmeinungen. Die einen sind der Meinung, der Lebenslauf muss erstens so heißen und zweitens in chronologischer Reihenfolge aufgebaut werden. Die anderen sagen: Dies sei altmodisch und man müsse es machen wie die Amerikaner, ihn nämlich CV nennen oder Curriculum Vitae (das ist zwar lateinisch, wird aber im Englischen wie ein Fremdwort ebenfalls verwendet) und vor allem müsse man chronologisch rückwärts vorgehen. Das heißt, an die erste Stelle müsse man das aktuelle Beschäftigungsverhältnis setzen.
Ich empfehle die bewährte Form: Nennen Sie diesen Teil der Bewerbung Lebenslauf und gehen Sie chronologisch vor. Es kommt nicht darauf an, ob man modern oder unmodern erscheint, sondern darauf, wie der Mensch denkt. Der Mensch denkt vom Ursprung her und entwickelt sich im Laufe der Zeit und damit auch seine berufliche Entfaltung. Diese umgekehrt darzustellen funktioniert nicht durchgängig und ist immer wieder für den Praktiker ein Ärgernis, weil er sich korrespondierende Informationen aus verschiedenen Teilen zusammensuchen muss.
In den USA gibt es keine Zeugnisse wie wir sie kennen. Von daher orientiert man sich dort bei der Neubesetzung von Positionen vorwiegend an dem, was der Bewerber bisher gemacht hat, und glaubt, dass er mit einer neuen Aufgabenstellung, die so ähnlich ist, zurechtkommen wird.
Viele Bewerber versuchen ihren Lebenslauf auf das Format einer Seite zu „zwängen“. Erstens gelingt das nur sehr jungen Leuten, die erst wenige berufliche Stationen durchlaufen haben, und zweitens leidet darunter die Darstellung des Inhaltes, den Sie dem Leser vermitteln wollen. Ich empfehle deshalb, der inhaltlichen Bedeutung und der Lesbarkeit klar den Vorzug zu geben.
Wenn Sie aber selbst den Eindruck haben, dass der Lebenslauf zu lang geworden ist, dann können Sie sehr gerne bei weit zurückliegenden beruflichen Stationen zusammenfassen und kürzen, indem Sie nur die Zeit, das Unternehmen und Ihre Positionsbezeichnung aufführen.


2.2.1 Persönliche Daten und Ausbildung
Wichtig ist, auf der ersten Seite ein aktuelles Foto von Ihnen zu platzieren. Die Größe von etwa 4 x 6 cm reicht völlig aus. Lassen Sie ein Foto – am besten vom Fotografen – machen, auf welchem Sie nicht aufgestylt oder in künstlerischer Pose, sondern in Ihrem normalen „Business Dress“ zu erkennen sind.
Der Lebenslauf beginnt mit der Angabe Ihrer persönlichen Daten wie Name, Geburtsdaten, Anschrift und Kommunikationsdaten. Eine E-Mail-Adresse ist heutzutage nahezu Pflicht. Hier gehört auch der Familienstand hin. Wenn Sie die Anzahl Ihrer Kinder nennen, ist es durchaus sinnvoll, das Alter des oder der Kinder einzutragen. Auf das Nennen ihrer Vornamen sollten Sie jedoch verzichten.
An die nächste Stelle gehört die Schulbildung. Hier nennen Sie jeweils mit Monats- und Jahresangabe von/bis Grundschule und Ort sowie höhere Schulen und Ort und auf jeden Fall den höchst erreichten Schulabschluss.
Dann kommt der Wehr- oder Zivildienst. Auch diesen nennen Sie mit Monat und Jahresangaben von/bis. Einzelheiten nur, wenn Sie gern darüber reden möchten.
Es schließt sich die Berufsausbildung an. Zur bereits genannten Art der Zeitangabe gehören die Art der Ausbildung und der Abschluss sowie die Nennung des Ausbildungsunternehmens.
Verfügen Sie über ein Hochschulstudium oder eine andere akademische Ausbildung, so nennen Sie diese an der nächste Stelle. Auch hier wieder mit Monats- und Jahresangaben von/bis. Genannt werden muss das Studienfach sowie der erreichte Abschluss. Sollten Sie eine Studien- oder Diplomarbeit geschrieben haben, die mit dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, in einem thematischen Zusammenhang steht, ist die Nennung des Themas Ihrer Diplomarbeit sinnvoll, ansonsten ist es entbehrlich.
Schließlich können Sie in der Folge verschiedene Praktika, die Sie möglicherweise gemacht haben, nennen. Diese Rubrik ist besonders dann von Bedeutung, wenn es sich um Ihre erste berufliche Station handelt, nachdem Sie Ihre Ausbildung und Ihre Studien vollendet haben. Im Laufe der weiteren Berufsentwicklung verlieren Praktika drastisch an Bedeutung. Es sei denn, dass sie für Sie prägend geworden sind, wie z.B. solche im Ausland.


2.2.2 Beruflicher Werdegang
Hier tragen Sie in gleicher Weise, wie oben bereits genannt, die Zeiten ein und nennen das jeweilige Unternehmen klar mit seiner juristischen Rechtsform beim Namen und geben auch den Ort an, an dem Sie eingesetzt waren/sind, sowie die Position, die Sie in diesem Unternehmen ausgeübt haben. Es ist empfehlenswert, kurz aufzuzeigen, um welche Art von Unternehmen es sich handelte, welches der Geschäftszweck war, sowie die Umsatzgrößenordnung und die Mitarbeiterzahl insgesamt zu nennen. Diese Angaben dienen dem besseren Verständnis und der leichteren Einordnung.
Für die Einschätzung Ihrer Position ist es wichtig, dass Sie auch ggf. die Anzahl der Mitarbeiter, die an Sie berichteten – fachlich und/oder disziplinarisch – angeben. Besonders wenn Sie sich um Führungspositionen bewerben, sind diese Angaben von hoher Bedeutung.
Für jeden interessierten Leser ist es sehr angenehm, wenn Sie schon im Lebenslauf wichtige Inhalte und Erfolge Ihrer Aufgabenstellungen nennen sowie zwischenzeitlich oder im Laufe der Zeit erfolgte Beförderungen und damit eine Ausweitung Ihres Verantwortungsbereiches.
Interessant ist es, wenn Sie Projekte aufzeigen können, die inhaltlich etwas mit dem neuen Unternehmen zu tun haben. Bei der Auswahl der Punkte, die Sie nennen, bewerten Sie bitte, ob sie einzeln für den Leser interessant sind oder nicht. Wenn Sie z.B. wissen, dass im neuen Unternehmen SAP eingesetzt wird und eine große Bedeutung hat, so ist es natürlich ideal, wenn Sie z.B. an einer Stelle Ihres Berufsweges erwähnen können, dass Sie sich intensiv um die SAP-Einführung gekümmert oder ähnliche Aufgabenstellungen erfolgreich absolviert haben. Nennen Sie dabei zur Klarheit auch die entsprechenden Module von SAP.
Sollten Sie in einem Unternehmen nur recht kurze Zeit beschäftigt gewesen sein, so ist es sehr hilfreich, wenn Sie den Grund angeben können, der Sie bewegt hat, das Unternehmen zu verlassen. Zum Beispiel Beendigung des Anstellungsverhältnisses wegen Insolvenz o. ä.. Erst recht, wenn Sie mehrfach in Ihrem Lebenslauf ein solches Pech gehabt haben, ist es wichtig, schon hier zu erklären, dass das nicht in Ihrer Person begründet lag, sondern dass es eine Verkettung unglücklicher Umstände war, die Sie nicht beeinflussen konnten. Sie geraten sonst in die Gefahr, als „Job-Hopper“ eingeschätzt zu werden.
Wenn Sie die aktuelle Position beschreiben, sollten Sie in der Aufgabenstellung die Punkte nennen, die für das neue Unternehmen besonders interessant sind. Auf solche, auf die Sie zwar sehr stolz sind, die aber für die neue Position offensichtlich keine Relevanz haben, können Sie an dieser Stelle verzichten.
Auch wenn Sie in einem ungefährdeten, ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen, sollten Sie das derzeitige Unternehmen nennen. Jeder, der mit Bewerbungen befasst ist, weiß um die Vertrauensbedürftigkeit der Unterlagen und Informationen. Haben Sie wirklich triftige Gründe das Unternehmen nicht zu nennen, dann sollten Sie den Grund dafür in Ihrem Anschreiben andeuten, sodass auch hier von Anfang an Missverständnisse und Missinterpretationen vermieden werden.

 

2.2.3 Weitere Kenntnisse
In diese Rubrik gehören Ihre Fremdsprachenkenntnisse, die Sie entsprechend qualifiziert darstellen (z.B. Grundkenntnisse, fließend, Umgangsprache oder verhandlungssicher). Falls das bei Ihnen der Fall ist, können Sie die Qualifikation Ihrer Sprachkenntnisse auch durch die Angabe von Auslandsaufenthalten untermauern.
Ebenfalls in diese Rubrik gehören Ihre Fähigkeiten im Bereich IT. Obwohl Kenntnisse von MS-Office oder ähnliche Produkte anderer Hersteller mittlerweile nahezu selbstverständlich sind, ist es sinnvoll, diese anzugeben. Auch hier ist der Detaillierungsgrad unter Berücksichtigung der jeweiligen Position zu wählen. Zum Beispiel ist für einen Controller die Kenntnis von MS-Excel zwingend notwendig, für einen Warenwirtschaftler z.B. der Umgang mit Datenbanksystemen. Auch Kenntnisse im Projektmanagement und der dazugehörigen Software sowie der Umgang mit ERP-Systemen gehören an diese Stelle.
Haben Sie sich im Laufe der Zeit durch Seminare innerhalb oder außerhalb Ihrer Unternehmen weitergebildet, so können Sie diese hier erwähnen – allerdings, wie oben bereits erwähnt, nicht zu ausführlich.


2.2.4 Sonstiges
In der Rubrik „Sonstiges“ erwähnen Sie besondere Aktivitäten aus Ihrer Freizeit – sei es gesellschaftlicher, politischer, sportlicher oder kultureller Natur – wenn Sie wollen, dass der Arbeitgeber dieses weiß, und Sie im Zweifel im Bewerbungsgespräch über diese Punkte sprechen möchten. Wenn das nicht der Fall ist, lassen Sie diese Angaben weg.


2.3 Tätigkeitsprofile
Viele Bewerber fügen ihren Unterlagen so genannte Tätigkeitsprofile bei, in denen sie die einzelnen beruflichen Stationen näher beschreiben. Diese Vorgehensweise ist gut, aber sie muss nicht sein. Wenn Sie der Meinung sind, dass in der Form des Lebenslaufes, wie er oben beschrieben wurde, nicht ausreichend Information untergebracht werden kann, verwenden Sie solche Tätigkeitsprofile und stellen Sie hier besondere Aufgabenstellungen und Projekte, besondere Erfolge und Vorgehensweisen stichwortartig dar.
Der Vorteil dieser Tätigkeitsprofile ist, dass sie dem Leser ermöglichen, gezielt bei der einen oder anderen beruflichen Station ins Detail zu gehen.

Werbeinblendung:
Advertorial

Effizient mit KI: So optimieren Unternehmen ihr Bestandsmanagement

Mit SMATRICS in die Zukunft der Transportbranche


2.4 Zeugnisse
Die Arbeitszeugnisse sind unmittelbar nach Lebenslauf und ggf. Tätigkeitsprofil einzufügen und zwar in chronologischer Reihenfolge. Hier gehören allerdings die jüngsten an die erste Stelle. Bedenken Sie immer, dass ein Leser Ihre Unterlage nicht immer komplett, von vorne bis hinten in der von Ihnen vorgegebenen Reihenfolge durchliest. Er kommt z.B. beim Lesen des Lebenslaufes an eine berufliche Station, die er für besonders interessant hält, und will deshalb im beigefügten Zeugnis noch genauer nachlesen, was Sie dort gemacht haben und vor allem wie Ihr damaliger Arbeitgeber Ihre Leistung und Ihre Arbeitsweise beurteilt hat. Deshalb gilt: Machen Sie es dem Leser leicht!
Beim Kopieren der Zeugnisse ist darauf zu achten, dass auch die Kopf- und Fußzeilen des Geschäftspapiers, auf dem die Zeugnisse geschrieben sind, mit kopiert werden und dass die Kopien sauber sind. Sollten Sie bestimmte Zeugnisse nicht haben und auch nicht mehr beibringen können – beispielsweise weil das Unternehmen nicht mehr existiert, oder es andere Gründe gibt – dann fügen Sie bitte eine Erklärung darüber bei. Warten Sie nicht bis es der Leser von selbst merkt und die Frage an Sie richtet.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Daten und die Aufgabenbeschreibungen aus den jeweiligen Zeugnissen mit Ihren Angaben im Lebenslauf übereinstimmen. Sollten Fehler in alten Zeugnissen sein, kommentieren Sie dies bitte auch, um Irritationen – wie oben beschrieben – zu vermeiden.
Farbkopien von Zeugnissen machen natürlich sehr viel her, müssen aber nicht sein. Erst recht dann, wenn Sie viele Bewerbungen verschicken, ist dies schließlich auch unter Kostenaspekten zu beurteilen. Es ist unwahrscheinlich, dass ein professioneller Leser ein schlechtes Zeugnis, weil es auf gutem Papier steht höher einschätzt als ein gutes, welches schwarz-weiß kopiert wurde.

 

Der Ablauf einer Bewerbung
Im „Normalfall“ reagieren Sie als Bewerber auf einen konkreten Bedarf eines Unternehmens. Sie haben z.B. eine Anzeige in der „Logistik Heute“, in einer Tageszeitung oder im Internet gelesen und sind der Meinung, dass die dort ausgeschriebene Stelle sehr gut für Sie passt. Das heißt, dass Sie gut dafür qualifiziert sind, dass die Position in Ihre Berufs- und Lebensplanung passt, dass der angegebene Ort, der Ruf des Unternehmens am Markt und alles was Sie sonst noch über das Unternehmen wissen, für Sie attraktiv sind.
Nach dem Lesen der Anzeige schreiben sie das Unternehmen – gegebenenfalls auch über Chiffre - sehr zeitnah an – so, als hätten Sie nur auf diese Gelegenheit gewartet – bitten darum, Ihre Unterlagen zu prüfen, gegebenenfalls Fragen zu stellen und Sie zu einem weitergehenden persönlichen Gespräch einzuladen.
Für den Fall, dass Sie auf ein Unternehmen aufmerksam geworden sind, in dem Ihnen keine „offenen Stellen“ bekannt sind, können Sie auch eine sogenannte Initiativbewerbung schreiben. Das sollten Sie bereits im „Betreff“ angeben. Gleich am Beginn Ihres Schreibens sollten Sie dann darstellen, weshalb Sie dieses Unternehmen so attraktiv finden und warum Sie selbst gut geeignet sind, dort zu arbeiten.
Doch wie heben Sie sich aus der Flut anderer Bewerbungen heraus?
Form und Inhalt der Unterlagen müssen klar und überzeugend sein. Der Leser – zumeist ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung – muss sehr schnell zu der Überzeugung kommen, dass der vorliegende Bewerber die in Frage stehende Aufgabenstellung des Unternehmens gut lösen kann. Der Personalchef und auch die (operative) Leitung des Unternehmens müssen darüber hinaus zu der Auffassung kommen, dass man dem vorliegenden Bewerber gegebenenfalls die eigenen Kunden(-Beziehungen) und Mitarbeiter anvertrauen kann.
Haben Sie nach 10 bis 14 Tagen nichts gehört oder keine schriftliche Eingangsbestätigung bekommen, fragen Sie freundlich nach. Meist liegt es nämlich daran, dass die Personalabteilung unterbesetzt ist, sehr viel zu tun hat und aus diesem Grunde beim besten Willen nicht hat reagieren können. Unterstellen Sie bitte keine Schlamperei oder Boshaftigkeit.
Wenn Sie eine Absage erhalten, bitten Sie in einem Telefonat – wenn es nicht ohnehin in der Absage dargestellt wurde – darum, Ihnen die Gründe dafür zu erläutern, denn Sie wollen ja daraus lernen. Empfinden Sie also eine Absage nicht als persönlichen Angriff, sondern suchen Sie nach den sachlichen Hintergründen, um zu sehen, ob Sie diese zukünftig beeinflussen können, damit Sie bei weiteren Bewerbungen Ihre Chancen verbessern können.
Wenn Sie eine Zusage zu einem Gesprächstermin bekommen haben, bestätigen Sie diese schriftlich. Eine Bestätigung per E-Mail ist ausreichend und angebracht. Ist in dem Schreiben, in dem Ihnen der Gesprächstermin mitgeteilt wird, keine E-Mail-Anschrift des Unterzeichners oder Bearbeiters angegeben, wählen Sie die normale Briefform.

 

Das Bewerbungsgespräch
Seien Sie frühzeitig am Ort des Gespräches, melden Sie sich aber erst 10-15 Minuten vorher beim Empfang an. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein höfliches Auftreten sind selbstverständlich und müssen hier nicht weiter behandelt werden. Überlassen Sie dem Gastgeber die Eröffnung und die Gesprächsführung. Ein allzu forsches oder schneidiges Auftreten schreckt ab. Wenn Sie von Ihrem Gesprächspartner die Wahl bekommen, ob zunächst Sie sich vorstellen oder sich erst das Unternehmen vorstellt, wählen Sie Ihre Vorstellung, denn Sie bauen dann schnell Ihre eigene Anspannung ab und können frühzeitig eigene thematische Akzente setzen.
Ich habe Unternehmervertreter erlebt, die auch in solchen Gesprächen so begeistert vom eigenen Unternehmen und den Aktivitäten sind, dass schließlich die Zeit knapp wird, wenn es darauf ankommt, Sie als Bewerber ausreichend kennen zu lernen.
Berichten Sie chronologisch und nennen Sie Schwerpunkte und besondere Erfolge – mit Zahlen, Leistungen und Ergebnissen. Es dürfen gern auch Probleme dabei sein, wenn Sie nämlich darstellen können, wie Sie diese bewältigt haben. Verlieren Sie sich nicht in Details. Man wird Sie schon danach fragen, wenn weitere Einzelheiten für die Beurteilung relevant sind. Achten Sie im Gespräch auf ihr Gegenüber und beantworten Sie die Fragen, die gestellt werden, ruhig, überlegt und schlüssig. Wichtig ist dabei: Hören Sie gut zu!
Dazu ein Beispiel:
Ich habe einmal einen fachlich ausgezeichnet geeigneten Bewerber erlebt, der bei seinem Vorstellungsgespräch offenbar völlig übermotiviert und übertrainiert auftrat, sodass er – wie der Personalchef es später ausdrückte – nahezu 1,5 Stunden ohne Unterbrechung selbst gesprochen hat. Er wollte mit umfangreichen Detailkenntnissen über das Unternehmen und einzelne Geschäftsbereiche brillieren, weil er sich gut vorbereitet hatte. Er erreichte aber nur, dass der Personalchef später sagte: „Dieser Bewerber kommt für uns nicht in Frage. Er kann nicht zuhören und ich vermute, dass er in dieser Weise auch mit seinen/unseren Mitarbeitern umgeht.“
Generell gilt für den gesamten Bewerbungsvorgang: Seien Sie authentisch!
Seien Sie natürlich, ganz Sie selbst und versuchen Sie keine Rolle zu spielen!
Ihre Gesprächspartner sind „Profis“, die bereits viele Bewerbungsgespräche geführt haben und über umfangreiche Erfahrung verfügen. Meistens sind es hervorragende Menschenkenner und in sofern merken diese ohnehin sofort, wenn jemand versucht eine Rolle zu spielen und etwas zu „verkaufen“, was er in Wirklichkeit gar nicht hat.
Es ist notwendig und sinnvoll, sich auf ein solches Gespräch vorzubereiten. Meine Empfehlung ist, dass Sie sich vorher den Gesprächsinhalt und den möglichen Ablauf überlegen, und dass Sie sich notieren, welche Fragen Sie an das Unternehmen haben. Insofern ist ein mitgebrachtes Papier, auf welchem die Fragen verzeichnet sind, und auf dem Sie sich auch während des Gespräches Notizen machen können, ein positives Zeichen für Ihre systematische Vorgehensweise. Darüber hinaus zeigen Sie auch auf diese Weise Interesse am Unternehmen und an der in Frage kommenden Position.


Fragen stellen!
Es gibt auch Gespräche, die inhaltlich so ausführlich sind, dass eigentlich keine Fragen mehr offen sind. Ich empfehle dennoch, bereits vorher über mögliche Fragen nachzudenken und am Ende die eine oder andere Frage zu stellen, um die oben beschriebenen Effekte zu erreichen oder zu unterstützen.
Wenn Sie nicht verstehen, warum Ihnen eine bestimmte Frage gestellt wurde, fragen Sie nach. Lassen Sie sich den Grund erläutern. Häufig erhalten Sie gerade dadurch besondere Hinweise, die für das weitere Gespräch von Bedeutung sind.
Wenn möglich, bauen Sie einen „persönlichen Draht“ zu Ihrem Gesprächspartner oder zu Ihren Gesprächspartnern auf. Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn Ihnen mehrere Personen gegenübersitzen. Fokussieren Sie sich in dem Gespräch nicht nur auf einen, sondern schauen Sie regelmäßig alle an. Ein Augenkontakt ist nicht nur eine Äußerlichkeit, sondern gibt einem Gespräch auch immer eine persönliche Färbung und diese ist notwendig.
Am Ende des Gespräches – wenn es Ihr Gesprächspartner nicht von sich aus tut – geben Sie eine kurze Zusammenfassung aus Ihrer Sicht. Fragen Sie nach den nächsten Schritten und wer Ihnen bis wann ein Feedback gibt. Wenn Sie das Feedback nicht sofort erhalten können, besprechen Sie, ob Sie sich melden sollen oder das Unternehmen das tut. Wenn das Gespräch für Sie gut war, Sie weiter Interesse an einer Anstellung haben und selbst wenn Sie vereinbart haben, dass das Unternehmen sich meldet, fragen Sie spätestens 5 bis max. 10 Tage später bei Ihrem Gesprächspartner selbst nach.


Folgegespräche:
In den meisten Fällen führt der Personalbereich des Unternehmens das erste Gespräch. Dabei stehen die persönlichen Aspekte und der bisherige Verlauf Ihres Werdeganges im Vordergrund. Hier wird in einem ersten allgemeinen Auswahlverfahren durch die Personalfachleute geklärt, ob Sie als Person im in Frage kommenden Aufgabenfeld und der Kultur des Unternehmens erfolgreich arbeiten könnten, sowie die sehr wichtige Frage, ob und in welchem Ausmaß Sie über die nötige Sozialkompetenz verfügen.
Wenn Sie diese Schwelle überwunden haben, kommt es zu einem 2. Gespräch. An diesem sind meist auch Ihre möglichen zukünftigen fachlichen Vorgesetzten beteiligt. Dies mag auf Bereichsleiter- oder Geschäftsführungsebene sein. In diesem Gespräch geht es zumeist mehr um fachliche Fragen, um das Beherrschen der Management-Instrumente, die Herangehensweise an bestimmte Aufgabenstellungen, um die Einschätzung des Marktes und evtl. besonderer Großkunden. Schließlich – und das ist besonders wichtig – geht es auch darum, festzustellen, ob die persönliche „Chemie“ zwischen Ihnen und den potenziellen Vorgesetzten stimmt. Auch für diesen Abschnitt des Gesamtbewerbungsprozesses gilt, dass Sie völlig authentisch sein müssen.
Zum fachlichen Teil ist es empfehlenswert, Arbeitsproben – wenn möglich – mitzubringen, damit Sie bisherige Aufgabenstellungen und die damit erzielten Erfolge und Ergebnisse besser beschreiben können. Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie nach Zahlen gefragt werden.
Wenn das Gespräch bis dahin einen guten Verlauf genommen hat, fragen Sie nach der (wirtschaftlichen) Situation des Unternehmens im Markt, nach den Planungen für das nächste und die weiteren Wirtschaftsjahre. Zeigen Sie Interesse, Marktkenntnis und Urteilsfähigkeit.
Schließlich sollten Sie darum bitten, einen Rundgang im operativen Bereich des Unternehmens machen zu können. Als Fachmann erkennen Sie gerade hier sehr schnell, wie der Zustand des Unternehmens wirklich ist. Sie haben damit die Möglichkeit sich ein eigenes Bild zu machen und nicht nur das aufzunehmen, was man Ihnen (möglicherweise selektiv) vorträgt.


Keine utopischen Gehaltsforderungen
Ein besonderes Augenmerk wird immer auf die Frage der Vergütung gerichtet. Von Ihnen als Bewerber sollte die Frage danach im Vorstellungsgespräch erst ganz zum Schluss gestellt werden, wenn Sie den Eindruck haben, dass sich beide Seiten einig sind, dass die Aufgabenstellung, das Unternehmen für Sie und Sie für das Unternehmen und die beteiligten Vorgesetzten in Frage kommen. Versuchen Sie nicht zu pokern und überhöhte Forderungen zu stellen. Verschaffen Sie sich vorher eine verlässliche Marktübersicht – z.B. indem Sie einen Personalberater fragen, der sich in der Branche auskennt.
Auch hierzu ein Beispiel:
Ein Bewerber entsprach im Gespräch mit dem Unternehmen von der Ausbildung, Erfahrung und Persönlichkeit sowie Marktkenntnis und Auftreten deren Wünschen und Anforderungen völlig. Wie der Bewerber im Nachhinein bekannte, hat ihn der sehr positive Gesprächsverlauf übermütig gemacht, und er hatte angenommen, das Unternehmen habe zu ihm keine Alternative oder wolle ihn auf jeden Fall beschäftigen. Er stellte deshalb eine überhöhte Gehaltsforderung. Natürlich hat das Unternehmen diese abgelehnt und damit seine sehr aussichtsreiche Bewerbung „gekippt“. Spätere Versuche der Erklärung und des Rückzuges: „….ich bin an diesem Punkt immer noch gesprächsbereit …“ halfen nichts. Der Bewerber hat so eine Riesenchance, seinen „Traumjob“ zu bekommen, vertan.
Wenn die Frage der Vergütung besprochen ist, sind auch die Fragen nach Urlaubsanspruch, Dienstwagen (ggf.) und weiteren sozialen Leistungen des Unternehmens (ggf.) zu klären.


Vertrag genau prüfen
Bei einem positiven Ausgang des „2. Gespräches“ wird Ihnen das Unternehmen ankündigen, ob man noch ein weiteres Gespräch mit Ihnen führen möchte, um Sie mit weiteren Entscheidungsträgern im Unternehmen bekannt zu machen. Oder man sagt Ihnen schon jetzt, dass man Sie sehr gerne einstellen möchte und Ihnen in den nächsten Tagen ein Angebot zusenden werde. Das heißt, man schickt Ihnen einen Vertragsentwurf nach Hause. Diesen lesen Sie bitte sehr genau und prüfen Sie, ob alle besprochenen Aspekte Ihrer Beschäftigung – auch in Bezug auf Dauer, Kündigungsfrist und Nebenbedingungen – so enthalten sind, wie Sie es vereinbart haben oder wie Sie sich eine Zusammenarbeit vorstellen können.
Wenn das nicht der Fall ist oder wenn Sie Formulierungen finden, die Sie nicht verstehen, zögern Sie nicht nachzufragen und sich zu erkundigen. Alle Vereinbarungen und Abreden, die Sie treffen, müssen schriftlich gemacht werden. Akzeptieren Sie keine Halbheiten oder Ungenauigkeiten. Sollten Sie im Gespräch mit dem Unternehmen Ihre Zweifel nicht ausräumen können, fragen Sie jemanden Ihres Vertrauens, der sich mit solchen Fragen auskennt, wie z.B. einen Anwalt und/oder einen Personalberater.
Wenn alle Fragen für beide Seiten klar beantwortet sind, können Sie den Vertrag unterschreiben. Wenn Ihnen die vom Unternehmen unterschriebene Ausfertigung vorliegt – erst dann – werden Sie in Richtung Ihres „alten“ Unternehmens aktiv. Es gibt immer wieder Fälle, bei denen alle beteiligten Seiten glauben, nun sei alles klar und auf „dem letzten Meter“ ergibt sich doch noch irgendein wichtiger Punkt, sodass es nicht zu einer Unterschrift kommt. Wenn Sie sich dann bereits an anderer Stelle geäußert haben, haben Sie sehr schlechte Karten.
Beim Umgang mit dem „alten Unternehmen“ seien Sie sehr sorgfältig und denken Sie immer daran, dass man sich gerade im Bereich der Logistik mindestens zweimal in seinem Berufsleben sieht. Der Logistikmarkt – und damit meine ich den Gesamtmarkt inklusive Speditionen und Verkehrswesen – ist überschaubar, er ist durch starke persönliche Netzwerke geprägt und insofern ist es wichtig, dass ein einmal erarbeiteter guter Ruf nicht durch Unachtsamkeiten gefährdet wird.

Autor:
Karl-Gerhard Asmus, Geschäftsführender Gesellschafter der ADDCON Unternehmens- und Personalberatung GmbH, Schwarzenbek.
www.addcongmbh.com

◂ Heft-Navigation ▸

Artikel Bewerbungsprozess: Experten-Tipps von Logistik-Fachjournalist und Personalberater: Tipps für Bewerber – aus der täglichen Praxis
Seite | Rubrik