Weiterbildung: Was Einkäufer wissen müssen

Aufgrund der seit Jahren steigenden Bedeutung und Komplexität des Einkaufs nehmen die dort gestellten Kompetenzanforderungen stetig zu. Ferner herrscht hier ein ausgeprägter Fachkräftemangel. Angesichts beider Entwicklungen sollte die Personalentwicklung im Einkauf einen besonders hohen Stellenwert einnehmen. Vor einer zielgerichteten Personalentwicklung stellt sich jedoch die Frage, welche konkreten Kompetenzen im Einkauf erforderlich sind. Passenderweise beschäftigt sich die wissenschaftliche Literatur bereits seit mehr als 20 Jahren damit: Abbildung 1 listet die dabei im Kontext des strategischen Einkaufs besonders häufig genannten Kompetenzen auf.

Innerhalb von Kompetenzmodellen sind zudem Soll-Kompetenzprofile zu definieren. Dabei wird nachfolgend zwischen den Niveaus „Basic“ (=Wissen um), „Advanced“ (=Können) und „Experienced“ (=Anleiten und Führen) differenziert.

Zu den strategischen Einkaufsrollen gehören üblicherweise der Category Manager und der Projekteinkäufer. Bei den in Abbildung 1 dargestellten Kompetenzen handelt es sich um strategische Einkaufskompetenzen. Dementsprechend sollten in beiden strategischen Einkaufsrollen Beschäftigte bei allen Kompetenzfeldern mindestens ein Advanced-Level aufweisen, um tatsächlich eigenständig handeln zu können. Bei den Kernkompetenzen der jeweiligen Rolle ist darüber hinaus ein Experienced-Level erforderlich, um in diesen Bereichen anleitend und führend tätig zu werden. Die operativen Einkaufsrollen benötigen bei den meisten Kompetenzfeldern lediglich ein Basic-Level (=Wissen um).

Um den unternehmensspezifischen Personalentwicklungsbedarf zu ermitteln, gilt es dem Soll-Kompetenzprofil einer Rolle die Ist-Kompetenzprofile der jeweiligen Mitarbeiter gegenüberzustellen. Dies kann aggregiert auf Unternehmensebene geschehen, um herauszufinden, welche Trainings prinzipiell angeboten werden sollten, und auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters – um festzustellen, welche Trainings dem jeweiligen Mitarbeiter zu empfehlen sind.

Lernlandschaft aus Trainings

Die Schaeffler Academy ist ein unternehmensinternes Weiterbildungszentrum des gleichnamigen Herzogenauracher Automobilzulieferers. Derzeit entwickelt sie das „Purchasing Excellence Programm“, ein Weiterbildungsprogramm für das Procurement, das Einkäufer optimal auf die derzeitigen und zukünftigen Herausforderungen vorbereiten soll. Die „Lernlandschaft“ des Purchasing Excellence Programms setzt sich aus mehreren Trainings in unterschiedlichen Kategorien zusammen (siehe Abb.2).

Die Lernlandschaft umfasst die folgenden Bereiche:

Strategischer Einkauf und Lieferantenmanagement: Da die meisten Einkäufer Quereinsteiger sind und keine einkaufsspezifische Ausbildung absolviert haben, ist es wichtig, für diese eine Grundlagenausbildung im strategischen Einkauf anzubieten. Entsprechend hat die Schaeffler Academy das Training „Grundlagen des strategischen Einkaufs“ in die Lernlandschaft aufgenommen. Ziel ist es, die Grundzüge des Warengruppen-, Lieferanten- und Stakeholdermanagements zu vermitteln. Zudem wird auf die Grundlagen des Advanced Purchasing, also etwa Design-to-Cost oder das Heben von Vereinfachungspotenzialen, sowie auf die Entwicklung einer Sourcing-Strategie für ein konkretes Produkt oder Projekt eingegangen. Bei diesem Training steht der Erwerb eines Grundverständnisses (=Basic-Level) im Vordergrund.

Anwendungsbezogene Trainings sollen die genannten Bereiche in separaten Trainings vertiefen (=Advanced-Level). Um den Praxistransfer sicherzustellen, weisen die Advanced-Trainings einen hohen Bezug zu den konkreten Rahmenbedingungen und Prozessen bei Schaeffler auf. Erfahrene Einkäufer können direkt in die Aufbautrainings gehen und das Grundlagentraining überspringen. Zu den Aufbautrainings gehören etwa „Lieferanten- und Warengruppenmanagement @ Schaeffler“, „Supplier Driven Innovation“, „Qualitätsmanagement im Schaeffler-Einkauf“, „Global Sourcing“, „Beschaffungsmarktforschung“ sowie „Stakeholder- und Konfliktmanagement im Einkauf“.

Verhandlung sowie Kosten- und Wertanalyse: Auch das Themengebiet „Verhandlungsführung sowie Kosten- und Wertanalyse“ stellt einen elementaren Bestandteil der Trainingslandschaft dar. Das hier verortete Training „Negotiate to win“ schult die Verhandlungskompetenz der Einkäufer (=Advanced-Level). Um die Realitätsnähe zu steigern, nehmen an dem Training sowohl Einkäufer als auch Mitarbeiter aus dem Vertrieb teil. Da immer mehr Verhandlungen online stattfinden, gibt es zudem ein Training, welches speziell auf die hierbei auftretenden Besonderheiten eingeht. Interkulturelle Aspekte des Lieferantenmanagements und der Verhandlungsführung werden in dem bereits genannten Training „Global Sourcing“ behandelt. Neben der klassischen Verhandlungsführung soll es künftig auch ein Training für die Vorbereitung und Durchführung von elektronischen Ausschreibungen geben. Im Bereich der Kosten- und Wertanalyse gilt es anhand von mehreren Trainings ein Verständnis für Zusammensetzung von Kosten und deren Optimierungsmöglichkeiten zu vermitteln.

Nachhaltigkeit: Im Bereich der Nachhaltigkeit wird unter anderem das Training „Menschenrechte im Liefernetzwerk“ angeboten. Weitere Trainingsbedarfe werden derzeit ermittelt und in entsprechende Schulungsmaßnahmen umgesetzt.

Soft Skills, Projektmanagement & Recht: Neben klassischen Soft-Skill-Trainings gehören auch Projektmanagement- und Vertragsrechtstrainings zum Weiterbildungsprogramm.

Technisches Verständnis: Mehrere technische Trainings stehen auf dem Programm. Schwerpunktmäßig gehören hierzu Trainings im Bereich von mechatronischen Systemen und elektronischen Komponenten. Als Beispiele sind „Grundkurs Elektronik für den Einkauf“ und „Automotive Software Engineering Basics“ zu nennen. Ferner vervollständigen Schulungen zu den produktionstechnischen Grundlagen das technische Curriculum.

Governance, Prozesse und Software im Schaeffler-Einkauf: Abgerundet wird die Lernlandschaft mit klassischen Trainings zur Vision und Mission des Schaeffler-Einkaufs sowie den übergeordneten Prozessen und relevanten Softwareanwendungen.

Individuelle Lernpfade

Es ist weder sinnvoll noch möglich, dass ein Mitarbeiter alle Trainings besucht. Daher erarbeitet die Schaeffler Academy derzeit Lernpfade, welche die für die jeweilige Einkaufsrolle empfohlenen Trainings zusammenfassen. Auf deren Grundlage definiert der Vorgesetzte in Abstimmung mit seinem Mitarbeiter, welche Schulungen konkret als Nächstes zu besuchen sind.

Mit dem Purchasing Excellence Programm will Schaeffler seinen Einkäufern eine modulare Upskilling-Möglichkeit bieten, die an die individuellen Mitarbeitererfordernisse adaptierbar ist.tm

Autor: Michael Roß, Learning & Talent Management, Schaeffler Academy, Herzogenaurach.