75%-Kürzung der Wartezeiten dank Zeitfenstermanagement an der Rampe: Brötchen an der Rampe

Ob er Zeitfenstermanagement an der Rampe weiterempfehlen würde? „Unbedingt, das ist Gold wert“, so Timo Vogt, Lagerleiter bei der Bäko Schleswig-Holstein eG in Kropp. Die Bilanz nach eineinhalb Jahren gibt ihm recht: 75 Prozent kürzere Wartezeiten, der Lkw-Stau im Wareneingang und der Stress mit den Fahrern gehören der Vergangenheit an.

Seit Juli 2017 vergeben die Schleswig-Holsteiner Zeitfenster bei der Anlieferung im Zentrallager Kropp. Seither sei es ruhiger geworden auf dem Hof. „Ich könnte auch sechs Mitarbeiter in den Wareneingang stellen, dann bräuchte ich kein Zeitfenstermanagement“, bringt Lagerchef Vogt es auf den Punkt.

Zwar sei man schon damals an der Rampe gut organisiert gewesen, aber wenn um sieben Uhr morgens acht Lkw gleichzeitig auf dem Hof stehen, stößt selbst der bestorganisierte Wareneingang an seine Grenzen. Emotionen bleiben da nicht aus: „Wartezeiten von einbis zwei Stunden und Riesenstress mit den Fahrern war normal“, erinnert sich Vogt und ergänzt: „Heute haben die Disponenten den Druck, wenn Fahrer ohne Zeitfenster warten müssen, nicht mehr unsere Lagercrew.“ Das sei zwar keines der Ziele gewesen, aber das Verständnis und der bessere Umgangston war das Erste, was die Mitarbeiter berichtet hätten.

Die Idee zum Zeitfenstermanagementsystem entstand bei der Lektüre einer hauseigenen Bachelorarbeit, die sich mit der Rampenproblematik befasste. Vogt fand sich in der Beschreibung der Probleme wieder und traf die Entscheidung, etwas gegen das tagtägliche Wareneingangschaos, mit dem man sich bis dato irgendwie eingerichtet hatte, zu unternehmen.

Technologieanschaffungen, wie etwa die kürzlich eingeführte Pick-by-Voice-Lösung für den papierlosen Bestellprozess, werden bei Bäko streng nach Kosten-Nutzen-Kriterien bewertet. „Es muss gut sein, Luxus brauchen wir nicht“, sagt Vogt.Um die Transportpreise nicht unnötig nach oben zu treiben, sollten deshalb die Systeme und Buchungskosten möglichst niedrig gehalten werden. „Wir haben zuerst die einschlägigen Zeitfenstersysteme genau verglichen und dabei schnell festgestellt, dass sich die wenigen professionellen Systeme eigentlich nur in der Benutzeroberfläche und den Kosten unterscheiden“, berichtet der Bäko-Logistiker.

Welcher Preis ist angemessen?

Es folgte eine Befragung der Kollegen im genossenschaftsweiten Logistikkreis, bei Lieferanten, den Lkw-Fahrern und den anliefernden Speditionen, unter denen sich alle großen Logistikdienstleister der Lebensmittelbranche finden. Sie alle sollten eine Frage beantworten: Was ist ein fairer Preis für ein Zeitfenster? Das Ergebnis ergab eine Akzeptanzschwelle für die Buchung eines Entladeslots von 50 Cent bis einen Euro.

„Cargoclix lag mit 50 Cent pro Buchung ziemlich gut. Außerdem fallen keine monatlichen Gebühren oder Folgekosten an, was uns sehr wichtig ist“, fasst Vogt seine Entscheidungskriterien zusammen. Das webbasierte „SLOT“-System des Freiburger Anbieters Cargoclix ist für den Rampenbetreiber kostenlos.

Täglich werden am Standort Kropp etwa 35 Lkw mit bis zu 1.300 Paletten entladen. Der Standort verfügt über jeweils eine Wareneingangsrampe für Tiefkühl- und Frischelieferungen sowie Rohware. In dem vollklimatisierten Palettenregallager lagert, kommissioniert und versendet Bäko mehr als 10.000 Produkte für rund 500 Kunden in Schleswig-Holstein, Dänemark, Island, Schweden und den Färöer-Inseln. Angefangen bei Rohstoffen wie Mehl, Hefe oder Fett über Frischdienstprodukte und Tiefkühlware bis hin zu Maschinen findet sich dort alles, was Bäcker brauchen.

Das Zeitfensterprinzip ist einfach: Bäko stellt die freien Ladetermine in einer Art Stundenplan für seine Rampen im Internet ein. Die Logistikdienstleister und Lieferanten buchen ihre gewünschte Ablieferzeit und zahlen dafür 50 Cent. Eine Buchung ist zwischen einer Woche und 24 Stunden vor dem gewünschten Zeitfenster möglich und der Fahrer muss sich 15 Minuten vor der Entladung im Wareneingang melden. Da die Länge eines Zeitfensters automatisch nach der Palettenanzahl berechnet wird, hat man bei Bäko neben der Auftrags- und Bestellnummer die Angabe der Palettenanzahl in der Buchungsmaske als Pflichtfeld definiert.

Um die Buchungsquote möglichst hoch zu halten, setzt die Genossenschaft auf Belohnung der Bucher. Ein Zeitfenster ist zwar nicht verpflichtend, wer aber ohne Zeitfenster anliefert, muss warten. Bucher können sich dagegen auf Pünktlichkeit verlassen und haben bei Verspätungen Vorrang.

„Wer Verspätungen frühzeitig meldet, wird kostenlos umgebucht und selbst bei kurzfristigen Terminproblemen schaffen wir es, dass der Lkw schnell entladen wird“, so Vogt. Der Erfolg gibt ihm recht: Lediglich ein paar Spediteure aus Osteuropa sind weniger buchungsfreudig. Ein echtes Problem hat Vogt damit nicht, zumal die Fahrer ohne Zeitfenster neuerdings Verständnis dafür haben, wenn sie warten müssen.

Überzeugung der Nichtbucher

Er legt den Fokus auf die Überzeugung der großen Lieferanten. Deshalb verteilen er und seine Crew Flyer an Fahrer und schreiben die letzten verbliebenen Nichtbucher so lange an, bis auch sie zu 100 Prozent überzeugt sind.

Um die Abfertigungszeiten zusätzlich zu verkürzen, wurde außerdem eine Expressrampe für Lieferungen bis zu fünf Paletten eingerichtet. Ausgenommen von der Zeitfensterbuchung sind KEP-Dienste sowie dienstags und donnerstags der Werkverkehr aus der Bäko Zentrale NordeG, für den zwischen elf und 13 Uhr ein fester Rampenplatz geblockt ist. Dass viele Spediteure einem Zeitfenstermanagement skeptisch gegenüberstehen, weil es ihre Flexibilität einschränke, kann der Lagerchef nicht bestätigen. Im Gegenteil: Die Resonanz sei durchweg positiv gewesen. Vogt ist sogar überzeugt, dass Zeitfenstermanagementsysteme durch die Wegbeschreibungen und zahlreichen Zusatzinformationen mehr Vorteile für die Spediteure haben.

„Heute läuft Zeitfenstermanagement nebenher“, berichtete Vogt. Lkw stehen kürzer auf dem Hof, Abstimmungstelefonate seien komplett weggefallen und die Arbeitsabläufe sind besser planbar. Dass es heute so rund läuft, ist auch das Ergebnis von intensiver Kommunikation mit den Lieferanten und Grundlagenarbeit.

Bäko hat die Lieferanten schriftlich informiert, den Fahrern immer wieder Handzettel mit der Bedienungsanleitung mitgegeben. Aber auch „Spielen mit dem System“ gehöre dazu. Wichtig sei, sich einmal zu überlegen, wie man die Tore benennt, in welchem Zeitraum welche Rampen gebucht werden können, welche Güter angeliefert werden und welche Regeln für den Wareneingangsprozess und die Entladung definiert werden sollen.me

Bilder: Bäko