Logistik-IT: Bessere Prozesse mit Apps

Viele Unternehmen tun sich mit der Digitalisierung gerade am Anfang schwer – so auch die Honold Logistik Gruppe, Anbieter von Logistik- und Transportdienstleistungen. Dieses Misstrauen in eine neue digitale Lösung kennt wohl jeder – nicht nur in der Logistik. Schon wieder ein neues Tool, das keiner versteht. Schon wieder eine Software, in die man sich erst monatelang einarbeiten muss. „Aus altbewährten Routinen auszubrechen und den Sprung in die Digitalisierung zu wagen, löst bei vielen Menschen Verunsicherung und Skepsis aus“, sagt Sven Zuschlag, CEO von IT-Anbieter SmapOne. Das Mindset zu ändern und neue Wege zu gehen, sei mit die größte Challenge.

Honold stellte sich der Herausforderung, die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen. Um diesem Ziel näher zu kommen, nutzt die Firma Lösungen von SmapOne zur App-Erstellung. „Wir wollten mit der Plattform unseren Mitarbeitenden ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem sie spielerisch und selbstständig ihre eigenen Prozesse verbessern und digitalisieren können“, sagt Manuel Schneider, Leiter Integrierte Managementsysteme bei der Honold Contract Logistics GmbH. Mit der No-Code-Plattform des Anbieters können Mitarbeiter selbst Apps bauen, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern. Die Mitarbeiter machen den Angaben zufolge alles selbst und benötigen keinerlei Hilfe von IT-Fachkräften.

Die Mitarbeiter von Honold digitalisierten zuerst einfache Routineprozesse: zum Beispiel die händische Wareneingangskontrolle und die Mängelerfassung. Um das ganze Team von Honold ganzheitlich mitzunehmen, wurden die Mitarbeiter an den involvierten 14 Standorten frühzeitig aktiv in die Planung und Umsetzung einbezogen. Für Honold-Manager Schneider ist das nicht nur ein wichtiges Signal, sondern auch zwingend notwendig. Schließlich ging es um die Optimierung der Arbeitsschritte der Mitarbeiter. Sie wussten am besten, welche Schritte besonders zeit- und arbeitsintensiv sind. In mehreren Workshops zeigte SmapOne dann, wie das Digitalisierungstool funktioniert und wie erste digitale Arbeitsschritte aussehen können.

48 Apps sind im Einsatz

Mittlerweile wurden in 18 Monaten mehr als 320 Prototypen-Apps bei Honold entwickelt. Aktuell sind 48 aktive Apps in den Unternehmensabläufen integriert und erleichtern den Arbeitsalltag des Kontraktlogistikdienstleisters.

Damit Honold auch künftig auf möglichst vielen Ebenen in digitalen Prozessen und Vereinfachungen denkt, haben Vorreiter unter den Mitarbeitern 15 Vorlagen entwickelt, um die Apps noch schneller entwickeln und implementieren zu können. „Creatoren“ werden diese Mitarbeiter genannt, die die Apps entwickeln und erstellen. Inzwischen ist innerhalb der Honold Logistik Gruppe eine aktive Creatoren-Community entstanden. Regelmäßig analysieren sowie bewerten sie Apps und tauschen sich über neue Ideen aus. So geht Honold nicht nur weitere Schritte in Richtung Digitalisierung, sondern ergreift auch Maßnahmen gegen den akuten IT-Fachkräftemangel.

Nun soll bei Honold Weiteres digitalisiert werden: Checklisten, Protokolle, Abfahrtskontrollen, aber auch Schulungen, Unterweisungen und Wissensabfragen. Künftig sollen die Mitarbeiter keine Probleme mit schlecht lesbaren handschriftlichen Notizen und vertauschten Fotos haben. Es ist geplant, dass Medienbrüche verschwinden, also der Wechsel von händischen Notizen und digitaler Dokumentation. Denn bisher mussten die Mitarbeiter jeden Mängelfall händisch dokumentieren, um ihn dann manuell digital zu übertragen und ihren Kunden via E-Mail zukommen zu lassen. Jetzt werden die Arbeitsschritte in einer App erledigt.

„Bis zur Entdeckung der Plattform wurden diese Prozesse als notwendige Routine ausgeführt“, sagt Schneider. An die Verwendung von Apps hätten sie schon im Vorfeld bei diversen Themen gedacht, aber immer nur Einzellösungen gefunden. Aus Kostengründen habe man diese wieder verworfen. Mit „smapOne“ hat Honold laut Schneider jetzt eine umfassende Lösung gefunden und in seinen Arbeitstag eingebunden. Die Plattform ist ein Digitalisierungstool, das auf einem „No Code“ basiert. No Code bedeutet, dass die Nutzer ganz ohne aktive Verwendung von Programmiersprachen auskommen. Kein Quellcode, keine technischen Befehle, kein zusätzlicher Aufwand für die IT-Abteilung. Für die Erstellung der Apps, die der Anbieter als „smaps“ bezeichnet, müssen Nutzer lediglich per Drag-and-drop ihre Bausteine zusammenklicken. Man kann sich das wie eine Art Lego-Baukasten vorstellen. Auf einer intuitivengrafischen Oberfläche werden spielerisch die gewünschten Arbeitsschritte und Logiken digitalisiert und in unkomplizierte Apps überführt.

In seiner Zeit bei Microsoft hatte SmapOne-CEO Zuschlag erlebt, wie die IT zum großen Nadelöhr für viele Unternehmen geworden ist. Und damit viele Prozesse und Entwicklungen behindert. Ein Trend, der sich noch verstärken werde, ist Zuschlag sich sicher. Die fortschreitende digitale Transformation und der akute Fachkräftemangel macht auch vor der Logistik nicht halt. Das zeigte bereits eine Bitkom-Studie von 2019. Bei der Studie bestätigten 79 Prozent der Unternehmen mit Logistikprozessen, dass die digitale Transformation sie vor große Herausforderungen stellt.

Mitarbeiter denken in Apps

Honold hat darauf Antworten und Lösungen gefunden: „Der App-Baukasten ist bei unseren Mitarbeitern mittlerweile zur Normalität geworden – sie denken quasi in Apps. Wenn ein Problem auftaucht, überlegen sie zuerst, ob man dafür nicht schnell selbst eine App bauen könnte“, sagt Manuel Schneider von Honold. guk