Yard Management: Komfortabel kontaktlos

200 Meter, 300 Meter, 400 Meter zu Fuß. Keine große Herausforderung. Doch immer wieder 400 Meter, bei Regen, Wind und Kälte – das sind Distanzen, die sich sammeln und Zeit kosten. In der Vergangenheit waren dies durchaus normale Strecken für Lkw-Fahrer beim Armaturen- und Sanitärspezialisten Grohe an dessen altem Lagerstandort in Porta Westfalica. Die Marke ist seit 2014 Teil von Lixil, einem japanischen Hersteller von Wassertechnologien und Gebäudeausstattung. Der Weg zum Pförtner zur Anmeldung. Papier abholen, abgeben, die eigene Anlieferung organisieren. Wieder und wieder.

Kontaktlos be- und entladen

Ein Zeitsprung in den Sommer 2022 – ein neues Lager, ebenfalls in Porta Westfalica. Hier an seinem Kompetenzstandort für Sanitärsysteme der Marke „GROHE“ hat Lixil sieben externe fremd betriebene Lagerstandorte an einem Ort zentralisiert. Ein Lkw fährt aufs Gelände, der Fahrer bleibt in seiner Kabine sitzen und bedient sein Smartphone. Dann kommt aufs Smartphone auf Polnisch die Anweisung: „Rampe 3 ist zur Entladung bereit – Rampa 3 jest gotowa do rozładunku.“ Der Fahrer setzt seinen Lkw in Bewegung, fährt die Rampe an. Der Ent- oder Beladeprozess beginnt schnell – und vor allem kontaktlos. Wichtig in einer Zeit, in der die Coronapandemie noch immer präsent ist.

Das Tool, das die kontaktlose Kommunikation mit dem Fahrer möglich macht, trägt den Namen „SAFE CHECK-IN“ und ist eine Entwicklung des Freiburger IT-Anbieters Cargoclix. Dieser ist unter anderem für sein Zeitfenstermanagementsystem „SLOT“ und seine Ausschreibungsplattform „TENDER“ bekannt. Mehr als zwei Jahre dauerte die Entwicklung des neuen Tools, das als Weltpremiere auf der Fachmesse LogiMAT 2022 in Stuttgart vorgestellt wurde. Lixil war eines der ersten Unternehmen, das als Pilotkunde seinen Einsatz testete.

Dass es dazu kam, war einer Reihe von Zufällen geschuldet. „Wir haben auf dem Markt nach einem Anbieter für Systeme gesucht und Angebote eingeholt“, berichtet Niels Vonalt, Leader Distribution Supply Chain, Lixil Emena. Er und sein Team richteten den Blick allerdings zunächst vorrangig auf Pagersysteme – der Fahrer bekommt einen sogenannten Pager ausgehändigt und sobald dieser vibriert, kann der Fahrer zur zugewiesenen Rampe vorfahren. Als das Unternehmen schon kurz vor dem Vertragsschluss mit einem anderen Unternehmen stand, kam Cargoclix ins Spiel, dessen Zeitfenstermanagementsystem bei Lixil bereits seit mehreren Jahren im Einsatz ist.

„Cargoclix stellte uns damals zum ersten Mal das Tool SAFE CHECK-IN vor, das sich zu der Zeit noch in der Entwicklung befand“, erinnert sich der Logistiker. „Wir trafen uns zu einer offenen Runde, bekamen das Tool vorgestellt, konnten eigene Ideen einbringen, haben Gespräche geführt.“ Schnell stand für Lixil fest: Dieses System wollen wir einführen. Ein halbes Jahr dauerte die erste Testphase, das System wurde auf Herz und Nieren geprüft, die Dienstleister auf den Einsatz vorbereitet. Seit Juli 2022 ist es nun im täglichen Einsatz.

Vor allem die Kommunikation zwischen Lkw und Logistikstandort macht das neue Tool unkompliziert in der Anwendung. Für die Nutzung benötigt jeder Lkw-Fahrer, der den Standort anfährt, lediglich die SAFE CHECK-IN-App auf seinem Smartphone beziehungsweise kann diese vor Ort installieren – und wird künftig darüber mit allen für die Anlieferung oder Abholung von Waren erforderlichen Infos versorgt. Die Anwendung sorgt nicht nur dafür, dass sich die Fahrer unnötige Wege vor Ort sparen, in ihrem Fahrerhaus sitzen bleiben können und dort alle für sie relevanten Informationen erhalten, ohne dass dafür ein unmittelbarer Kontakt mit den Mitarbeitern vor Ort nötig ist. Sämtliche Nachrichten werden auch automatisch in die jeweilige Muttersprache übersetzt.

Stammdaten müssen stimmen

Das Thema Gesundheitsfürsorge durch das Vermeiden von unnötigen Kontakten war allerdings nur ein Aspekt, der für Lixil ausschlaggebend für die Einführung von SAFE CHECK-IN war. „Viel wichtiger noch war uns, dass wir nun deutlich besser unter Kontrolle haben, wer bei uns auf dem Hof unterwegs ist“, sagt Niels Vonalt. „Ab sofort sind es nämlich nur noch die Angestellten und keine fremden Fahrer mehr, da diese in ihrem Fahrerhaus warten können.“ Auch die Hofanlieferung allgemein lässt sich mit SAFE CHECK-IN nun besser steuern. Noch nicht im Einsatz ist der digitale Austausch von Frachtpapieren – ebenfalls ein Feature, das die Anwendung möglich macht.

„Die Vorteile von SAFE CHECK-IN zeigen sich vor allem direkt bei den Fahrern, die von der App am meisten profitieren“, fährt Vonalt fort. Damit das System reibungslos funktionieren kann, ist jedoch auch Lixil als Unternehmen stets gefragt, seine Hausaufgaben zu machen. „Die Stammdaten müssen stimmen, das heißt, die Handynummern der Fahrer müssen für die Kommunikation korrekt eingetragen sein“, erklärt Vonalt. „Sonst lassen sich keine Nachrichten verschicken – aber das haben wir stets im Blick.“

Nur am Anfang bei der Einführung von SAFE CHECK-IN seien manche Dienstleister skeptisch gewesen, einige hätten im Vorfeld nur wenig Berührungen mit entsprechenden Systemen gehabt. Doch dem Unternehmen gelang es, mögliche Zweifel auszuräumen. „Natürlich gibt es auch ältere Fahrer, die mit neuen Techniken noch nicht sehr firm sind, auch mit Smartphone-Apps nicht so gut klarkommen“, berichtet Vonalt. In diesem Fall würde das System allerdings immer noch die Möglichkeit bieten, per SMS zu kommunizieren – „und dabei holen wir die Fahrer dann ab und helfen ihnen“. 50 Cent an Gebühren fallen für das Unternehmen pro genutztem SAFE CHECK-IN an – ein Betrag, den das Unternehmen für den großen Nutzen gerne trägt. „Das neue System ist ähnlich wie das Zeitfenstermanagementsystem SLOT ein weiteres Tool für uns, um Prozesse und Abläufe zu optimieren“, führt Vonalt an. „Allein dafür hat sich die Einführung gelohnt.“

Die Zusammenarbeit mit Cargoclix beschreibt Vonalt als sehr angenehm, „zu 150 Prozent auf Augenhöhe“. „Wir stehen im engen Kontakt, wir können unsere Ideen einbringen, Cargoclix ist sehr offen für unsere Verbesserungsvorschläge und es findet ein ständiger und reger Austausch statt“, fasst der Leader Distribution Supply Chain zusammen. Das Zeitfenstermanagementsystem SLOT wurde nach dem Logistikstandort in Porta Westfalica bereits auf die drei Lixil-Produktionsstandorte in Hemer, Porta Westfalica und Lahr/Schwarzwald ausgeweitet. Mit SAFE CHECK-IN soll langfristig das Gleiche passieren. tm