Logistiksoftware mit entscheidungsintelligenten Algorithmen: Käsegenuss intelligent geplant

Bavaria blu, Bonifaz oder Bergbauern Käse – jede dieser drei Marken und viele weitere Käsespezialitäten stammen von Bergader. Seine Wurzeln hat das in vierter Generation geführte Familienunternehmen in einer kleinen Dorfkäserei, die Basil Weixler im Jahr 1902 gründete. Mehr als 115 Jahre später produzieren knapp 700 Mitarbeiter an den beiden Standorten Waging am See und Bad Aibling im Süden Bayerns rund 60 verschiedene Käsesorten. In Form von mehr als 450 Fertigartikeln werden diese nach Europa, aber auch Übersee exportiert.

Um die zunehmende Komplexität zu meistern, führte das Unternehmen 2016 eine Excel-basierte Absatzplanung ein. Bereits damit ließ sich den Angaben zufolge die Menge an Waren, die aufgrund zu geringer Resthaltbarkeit nicht mehr ausgeliefert werden konnten, deutlich reduzieren. Trotz guter Planung blieb das Verfahren aufwendig und fehlerintensiv. Auch die Planungssicht des Vertriebs blieb dabei unberücksichtigt. Daher setzt das Unternehmen in der Absatzplanung jetzt auf die entscheidungsintelligenten Algorithmen des Aachener Optimierungsspezialisten Inform.

Eine Million Liter Milch

Jeden Tag erreichen Bergader rund eine Million Liter Milch von rund 1.250 Landwirten aus der Region des bayerischen Alpen- und Voralpenlandes. Aus der täglich frisch gelieferten Milch werden diverse Käsespezialitäten produziert, mehrere Wochen lang gereift und schließlich verpackt.

In der Vergangenheit fand die Absatzplanung in fünf selbstentwickelten, umfangreichen Excel-Dateien statt, in denen Basismengen je Kunde, Artikel und Region manuell geplant wurden. Trotz guter Ergebnisse unterlag das aufwendig bedienbare Tool einigen Einschränkungen: „Wir mussten Promotionen und Basismengen separat planen, wodurch gegenseitige Abhängigkeiten kaum ersichtlich waren“, sagt Manuela Körner, Referentin für Vertriebsanalytik und Absatzplanung bei Bergader. „Die Art und Weise der Promotionsplanung führte aufgrund mangelnder Transparenz der Lösung zu doppelter Datenpflege. Die Anforderungen an genaue Planung sind durch die Markenfokussierung unseres Unternehmens aber stark gestiegen, da wir viel mehr Neuprodukte und Produktinnovationen an den Markt bringen.“

Von Excel zu KI

Seit Mitte 2019 arbeitet das Unternehmen nun mit der Software „ADD*ONE Absatzplanung“. Das System ist laut Inform in der Lage, alle Planungsinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen entlang der gesamten Supply Chain transparent zu machen. Speziell für die Absatzplanung entwickelte Algorithmen liefern den Angaben zufolge zuverlässige Prognosen, die die Bedürfnisse des Markts treffen. „Wir nutzen in unserem System KI-basierte und mathematisch-statistische Verfahren, die in der Lage sind, unter Beachtung sämtlicher Ziele und Rahmenbedingungen eine große Menge möglicher Entscheidungsoptionen zu analysieren“, sagt Andreas Schäfer, Leiter Vertrieb Inventory & Supply Chain bei Inform. „Die mathematischen Modelle finden dabei nachweislich die beste und effektivste Lösung. Gerade in komplexen Situationen wie bei der Erstellung eines multidimensionalen Absatzplans erreichen Algorithmen damit eine Präzision, mit der die menschliche Intuition allein nicht mithalten kann.“ Dennoch bezieht Inform auch das Expertenwissen der Anwender mit ein, die jederzeit ihre Expertise einbringen und die Planung damit erweitern können.

Alle Abteilungen können mit dem System auf jeweils der Ebene planen, die für sie relevant ist, wie zum Beispiel Artikel für bestimmte Warengruppen, Kunden und Regionen oder spezifiziert für bestimmte Umsätze, Budgets oder Mengen. Die Prognosealgorithmen analysieren laut Inform dafür im ERP-System hinterlegte Vergangenheitsdaten und berechnen einen tagesaktuell optimierten Absatzplan, mit dem die Beteiligten abteilungsübergreifend arbeiten können. Wo immer sich ein Engpass abzeichnet, erstellt das System einen Alert und berechnet situativ sinnvolle Handlungsvorschläge, so die Inform-Angaben.

Bergader überlässt heute die Basisplanung für das Standardgeschäft zu 90 Prozent der automatischen Prognose. Manuelle Eingriffe in die Basismengen erfolgen lediglich, wenn das System einen drohenden Engpass meldet, manuelle Ein-, Aus- oder Umlistungen von Artikeln anstehen oder wenn die Datenanalyse oder die Planer Abweichungen in den Bezugsmengen erkannt haben. „Besonders attraktiv fanden wir die Abweichungsanalysen und Alerts von ADD*ONE, die uns ein ausnahmeorientiertes Arbeiten ermöglichen“, sagt Körner. Auch der Vertrieb plant sämtliche Promotionsaktivitäten im System. In zweiwöchentlich stattfindenden Meetings zwischen Vertrieb und zentraler Planung werden Auffälligkeiten besprochen, um die Planungsqualität weiter zu erhöhen.

„Auf diese Weise konnten wir unser Hauptziel erreichen, unsere Planungsprozesse in einem System abzubilden und zu verbessern“, so Ludwig Streitwieser, Leiter des Vertriebscontrollings bei Bergader. „Darüber hinaus ist es uns gelungen, die Planung so umzustellen, dass sie nun durch den Vertrieb verantwortet und gepflegt werden kann. Auch eine proaktivere Interaktion mit Kunden ist nun möglich. Der größte Vorteil unserer neuen Lösung ist jedoch die Möglichkeit, dank der überwiegend automatisierten und kundengenauen Planung sehr detaillierte Analysen durchführen zu können“, ergänzt Streitwieser. „Unsere Planung ist dadurch viel transparenter geworden und wir erkennen Abweichungen frühzeitig. Unser Controlling wurde aufgrund des hohen Detailgrades in die Lage versetzt, sehr genaue Hochrechnungen über Mengen und Umsätze zu erstellen.“

Risiko reduzieren

Als mit Beginn der Coronapandemie enorme Absatzschwankungen eintraten, ging Bergader den nächsten Schritt: Das Unternehmen nutzte die volatile Phase, um letzte Altsysteme abzuschalten und ganz auf die algorithmische Absatzplanung umzusteigen. „Die Möglichkeit, während der Hochphase der Krise sehr speziell in den unterschiedlichen Kundengruppen zu planen, war ein sehr großer Vorteil, da das Absatzverhalten extrem unterschiedlich war. Die detaillierte Planung half uns, das angestiegene Risiko von Abschriften und Fehlmengen signifikant zu reduzieren und Effekte durch die Lockerungen im Lockdown sehr schnell zu erkennen“, resümiert Bergader-Expertin Körner. me