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Warum Unternehmen mit Excel-Listen im Supply Chain Management nicht mehr weit kommen

Die Wirtschaft versenkt Millionen Euros in ihren Supply Chains. Schlimmer noch: Die meisten Firmen wissen es nicht einmal. Selbst das Top-Management glaubt mitunter, dass derjenige der hellste Kopf ist, der die kompliziertesten Excel-Tabellen führt. Um nicht falsch verstanden zu werden: Für bestimmte Bürotätigkeiten und Kalkulationen macht die Software durchaus Sinn. Aber nicht im Bereich Supply Chain Management. 

Setlog
Excel in Supply Chains

Die Wirtschaft versenkt Millionen Euros in ihren Supply Chains. Schlimmer noch: Die meisten Firmen wissen es nicht einmal. Selbst das Top-Management glaubt mitunter, dass derjenige der hellste Kopf ist, der die kompliziertesten Excel-Tabellen führt. Um nicht falsch verstanden zu werden: Für bestimmte Bürotätigkeiten und Kalkulationen macht die Software durchaus Sinn. Aber nicht im Bereich Supply Chain Management, in dem es um Prozesse und Prozessoptimierungen geht. Leider duldet dort aber immer noch so manche Führungskraft Dateien mit der Endung xls. Wer so gestrickt ist, sollte sich folgende Rechnung durch den Kopf gehen lassen:

Jeder Mitarbeiter verbringt im Schnitt zwei Stunden damit, Daten aus E-Mails oder Telefonaten in zunehmend komplexere Excellisten einzutragen. Wenn man im Schnitt mit einem Stundenlohn von 30 Euro und etwa 500 Stunden im Jahr rechnet, addiert sich das auf 15.000 Euro für Excel-Aktionen pro Angestellten. Eine Firma mit 200 Mitarbeitern bezahlt summa summarum pro Jahr rund drei Millionen Euro für Excel-Aktivitäten. Mit welchem Resultat?

Profis aus dem SCM und der Logistik wissen: Das viele Geld ist nicht nur vergeudet, Excel führt auch zu Problemen. Zunächst müssen Stammdaten in jede Excelliste eingegeben werden. Diese Tabellen verstärken den Aufbau von Silos und schaffen Medienbrüche sowie Dateninkonsistenzen. Weil die Listen weder optimal abteilungsübergreifend, geschweige denn firmenübergreifend, genutzt werden können, führt das zu Widersprüchlichkeit von Aussagen. Anhänger der xls-Files schaffen im SCM letztlich Intransparenz statt Durchblick. Insbesondere im SCM sollten Daten für alle gleich zugängig, beschreibbar und nutzbar sein.

Transparenz und eine optimale Nutzung der Daten schafft man jedoch nur, wenn sie dort eingepflegt oder generiert werden, wo sie originär herkommen (aus anderen Systemen, von anderen Beteiligten oder Firmen in der Supply Chain etc.). Diese Daten sollten auch von jedem Partner der Kette weitergenutzt werden können. So führt dann jede zusätzliche Information zu den Daten zu einer „Veredelung“ dieser.

Bei jeder Führungskraft sollten die Alarmglocken schrillen, wenn Mitarbeiter mit Excellisten winken und mit Daten aus ihren Silos den Status Quo in der Logistik beziehungsweise im Supply Chain Management erklären wollen. Fazit: Logistik ist heute in so gut wie allen Unternehmen systemrelevant. Deshalb sollten Firmen dieses komplexe System mit adäquater SCM-Software steuern. Nicht mit einem Tabellenkalkulationsprogramm, das Intransparenz und enorme Probleme im Bereich SCM schafft.

Zur ganzen Wahrheit gehört aber auch: Die Auswahl und die Implementierung einer SCM-Software ist kein banales Unterfangen. Das beginnt schon bei der Zeitplanung. Es gibt durchaus Fälle, bei denen ein Projekt in drei bis vier Monaten firmenübergreifend live gehen kann. Dies funktioniert immer dann, wenn in den Unternehmen die Supply Chain schon strategisch gesehen wird und die Prozesse definiert sind. Aufwändige Projekte mit zahlreichen kundenindividuellen Wünschen und vielen Schnittstellen dauern in der Regel länger, insbesondere dann, wenn Prozesse neugestaltet werden müssen. Der Aufwand, den Unternehmen vor dem Projektstart leisten müssen, darf nicht unterschätzt werden. Aber dabei können auch die Anbieter von Lösungen moderieren und unterstützen, die richtigen Personen aus den relevanten Abteilungen an einen Tisch bekommen.

Auf eine ganze Reihe von Fragen sollten gemeinsam Antworten gegeben werden. Beispiele: Wie kommt die Ware von A nach B – und welcher Dienstleister übernimmt was? Wie wird die Produktqualität gesichert und geprüft? Wie werden Lieferanten und Produzenten ins System aufgenommen? Wie soll der Workflow-Prozess aussehen? Wie werden Verbesserungspotenziale erkannt und Prozessoptimierungen umgesetzt? Und: Wie sieht ein Frühwarnsystem aus und wer hat auf Meldungen zu reagieren?

Auch die bei der Durchführung eines Projekts lauern Fallstricke. Um Zeit und Abstimmungsaufwand zu reduzieren, involvieren manche Firmen einige Fachabteilungen gar nicht oder wenn, dann viel zu spät. Zudem unterschätzen viele Teams die internen Kapazitäten, die für Schnittstelleproblematiken eingeplant werden müssen. Es macht durchaus Sinn sich schon bei Einführung anderer Systeme, wie zum Beispiel einem ERP, Gedanken über SCM zu machen. Welche Daten oder Bereiche müssen in die Warenwirtschaft? Welche Bereiche und Prozesse müssen unternehmensübergreifend betrachtet werden und sollten deshalb nach dem Best-of-Breed-Prinzip nicht in einem Silo wie ERP programmiert werde, sondern angebunden werden? Wie sagt Professor Michael ten Hompel, Geschäftsführender Institutsleiter des Fraunhofer IML in Dortmund, in diesem Zusammenhang immer: „Die Natur ist noch nie auf die Idee gekommen, einen Zentralrechner einzuführen!“

Letztlich lohnt sich aber der Aufwand für die Implementierung einer SCM-Software. Und das lässt sich anhand von Kennzahlen auch hervorragend messen. Unternehmen können beispielsweise einfach nachprüfen, wie stark sich Lieferzeiten verkürzt haben. Sie können auch die Ersparnisse bei Transportkosten berechnen und die Zahl der reduzierten Luftfracht-Sendungen oder Verringerung der Lagerkapazitäten messen. Was die meisten Beteiligten stark beeindruckt, ist die Zahl der weggefallen E-Mails und Excellisten. Bei der elektronischen Post fallen im Schnitt bis zu zwei Drittel aller Nachrichten weg. Meine persönliche Lieblingskennzahl ist jedoch die Gesamtmenge der Excellisten für den SCM-Bereich: Diese lässt sich nach der erfolgreichen Implementierung einer SCM-Software mit 0 beziffern.

Über Setlog
Setlog ist ein Anbieter maßgeschneiderter Supply Chain Management (SCM)-Lösungen. Zentrales Produkt ist die cloudbasierte Software OSCA® mit den Lösungen Procurement, SRM, Global Logistics, CSR und Quality Control. OSCA®, das für „Online Supply Chain Accelerator“ steht, ist bei mehr als 150 Marken in den Bereichen Bekleidung, Elektronik, Nahrungsmittel, Konsumgüter und Hardware im Einsatz. Mithilfe von OSCA® vernetzen sich Unternehmen mit ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern, um ihre Lieferkette optimal aufeinander abzustimmen, Prozesse zu beschleunigen und Supply Chains effizient zu managen. Das Unternehmen wurde 2001 gegründet und zählt heute mit über 40.000 Nutzern in 92 Ländern zu den führenden Anbietern von SCM-Software. Das Softwarehaus beschäftigt 60 Mitarbeiter an den Standorten Bochum (Sitz), Köln und New York. www.setlog.com

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