Buchtipps für Logistiker
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Das Internet ist voll von verschiedenen eRechnungslösungen.
Jede behauptet, die beste, einfachste und günstigste zu sein. Die Entscheidung ist nicht einfach - ähnlich wie wenn man im Supermarkt vor einem Nudelregal mit einer riesigen Auswahl steht und Preise, Qualität und Form vergleicht...
Die zentrale Frage ist jedoch nicht nur, welche Lösung im Allgemeinen die beste ist. Entscheidender ist, passen und schmecken die Nudeln zu meinem Essen, sprich passen am besten zu meiner Arbeitsweise. Und hat die Lösung das Potenzial, dass mehr aus ihr werden kann? Befördert sie das Wachstum meines Unternehmens, verfügt sie über die notwendigen Funktionserweiterungen, die dann mit meinen gestiegenen Anforderungen Schritt halten kann?
Stellen wir uns doch eine reale Situation, mit der viele Unternehmen konfrontiert sind, am Beispiel eines Unternehmens vor, das schon ZUGFeRD eingeführt hat und jetzt all seine Buchhaltungsaufgaben an die eRechnung anpasst!
Mark leitet ein Vertriebsunternehmen und arbeitet mit verschiedenen Geschäftspartnern zusammen - von großen Herstellern bis hin zu kleinen lokalen Lieferanten. Während einige Partner bereits fortschrittlichere Systeme nutzen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden, arbeiten andere noch mit herkömmlichen Word-Dokumenten und PDFs. Christina, Marks Buchhalterin, musste bisher all diese verschiedenen Formate manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben.
Die neue Richtlinie zur Rechnungsstellung zwingt die Partner auch, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden - aber vor allem zu empfangen. Aber was ist mit denen, die keine Möglichkeit haben, eRechnungen zu versenden? Wie kann der Prozess für alle Beteiligten vereinfacht werden?
Durch die Plattform Meine e-Rechnung entdeckt Mark, dass die notwendigen Anpassungen an die eRechnungs-Vorschriften einfacher sind als gedacht. Sein größter Lieferant aus Hessen sendet weiterhin Rechnungen in seinem XRechnungs-Format. Dafür musste er nur eine einzige Änderung einrichten: Nämlich eine neue E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang. Für Fälle wie den kleinereren Partner aus Berlin, der kein eigenes System hat, bietet die Plattform eine kostenlose Lösung zum Erstellen und Versenden von eRechnungen.
Der Einsatz von Meine eRechnung bedeutet nun, dass Christina keine Daten mehr manuell übertragen muss - die Plattform übernimmt automatisch Informationen aus verschiedenen Rechnungsformaten und überträgt sie in das Buchhaltungssystem. Die Folge: Keine Übertragungsfehler mehr und eine erhebliche Zeitersparnis.
Durch die Plattform Meine eRechnung kann Mark:
Für kleine Unternehmen, die noch kein eRechnungssystem haben, bietet die Plattform eine kostenlose Lösung zum Versenden von eRechnungen im vorgeschriebenen ZUGFeRD Format. Für diejenigen, die zusätzliche Sicherheit wünschen, gibt es auch die “Doku Safe”-Funktionalität zur sicheren Aufbewahrung aller Dokumente an einem Ort.
Die Digitalisierung muss keine Revolution im Geschäftsbetrieb bedeuten. Manchmal reicht es aus, eine Lösung zu finden, die die tägliche Arbeit vereinfacht und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Denn am Ende ist die beste Lösung diejenige, die Ihnen und Ihren Geschäftspartnern die Arbeit erleichtert.
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