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Ach, das sind doch bloß 10 Minuten

„Nein, EDI brauche ich nicht, denn bei mir dauern Bestellungen nur 10 Minuten“, das hören unsere Vertriebsmitarbeiter immer wieder, wenn sie mit Kunden sprechen. Und irgendwie stimmt das auch – aber es betrifft nur den kleinsten Teil des Prozesses! 

Bei näherer Betrachtung verhält es sich dann doch anders. Diese 10 Minuten stellen nur den Abschluss des Bestellvorgangs am PC dar, nämlich die Eingabe der Bestellung. Was jedoch dabei nicht gesehen wird, ist die Vielzahl von Zeifressern im Hintergrund.

Omnizon EDI entlastet Mitarbeiter, beschleunigt Bestellvorgänge drastisch und sorgt für Effizienz
Omnizon EDI entlastet Mitarbeiter, beschleunigt Bestellvorgänge drastisch und sorgt für Effizienz
Omnizon Networks GmbH
iPaaS, Wettbewerbsfähigkeit, EDI, Kostengünstige Anwendung

 

Schließlich ist der Bestellvorgang ein komplexer, ja vielschichtiger Prozess. Er beginnt damit, dass ein Mitarbeiter ein Mangel an Waren feststellt und eine innerbetriebliche Anfrage startet. Im zweiten Schritt wird sein Ergebnis von einem oder mehreren Vorgesetzten bestätigt, was zusätzlich Zeit und damit Geld je nach Bewilligungsniveau kostet. Hier gilt, je höher das Level, desto kostspieliger wird dieser Vorgang. Es folgt die eigentliche Eingabe der Bestellung, die je umfangreicher, desto Zeit-raubender wird.  „Schwupps“ sind aus diesen anfänglichen 10 Minuten geschätzt mindestens 30-40 Minuten geworden sind - und das nur auf der Bestellerseite! 

Auf der Gegenseite beim Lieferanten löst die Bestellung eine ähnliche Überprüfungskaskade aus: Also wer bestellt was und kann es überhaupt geliefert werden - oder nur einen Teil.  

Gut ist es, wenn die Bestellung dort in einem ERP System bearbeitet wird, weil dann schneller ein Ergebnis vorliegt, z. B. das eine Teil- oder Gesamt-Lieferung erfolgen kann. Dies wird dann an den Besteller zurückgemeldet und muss dann von ihm wieder bearbeitet und evaluiert werden. Mit dem Wareneingang und dem Ausgleich der Rechnung wird dann der einzelne Bestellvorgang abgeschlossen.
Das Beispiel zeigt nur den „idealen“ Fall, wenn der Lieferant die an ihn gesandte Bestellung elektronisch bearbeiten kann. 

Aber was ist, wenn er noch analog arbeitet? Also wenn der Zulieferer noch händisch überprüfen muss, wer der Besteller ist und ob geliefert werden kann. Wenn dieser analoge Supplier nicht alles zusammen liefern kann, dann wiederholt sich die Anfrage/Bestellungs-Spirale.
Geht man von 10 Bestellungen pro Woche aus, summiert sich schon der zeitliche Aufwand bei 30-40 min pro Bestellung auf bis zu 5-6,5 Stunden. Ist für die Bestellung ein mehrstufiger Genehmigungs-prozess mit Vorgesetzten erforderlich, können branchenabhängig zusätzlich enorme Arbeitskosten entstehen. 

Legt man nun nur das Jahresdurchschnittsgehalt eines Einkäufers von 41.200 Euro lt. Stepstone* und eine durchschnittliche, gewöhnliche Wochenarbeitszeit von 34,7 Std. (1.804 J-Std Stat. Bundesamt)** zugrunde, ergibt das einen Stundensatz von zirka 23 Euro,  und dann bei einem 30-40min Zeitaufwand etwa 115 – 150 Euro pro Woche. Das sind im Monat mindestens zwischen 460-600 Euro! Und handelt es sich um mehr als nur Mittel für die Büroausstattung, muss die höhere Führungsebene eines Unternehmens bei der Bewilligung eingeschaltet werden… So kommen leicht Beträge von deutlich mehr als 1.000 Euro für Orders pro Monat zustande. Aber das kann sich jeder für seinen eigenen Betrieb mit dieser Anleitung ***selbst ausrechnen. 
 

Ach ja, es sind doch bloß 10 Minuten!

 

… und schon bei diesen 10 Minuten ist der Kontakt

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