Evy Solutions GmbH

Wir sind ein Kölner KI-Start-up, das mit Evy Xpact und seiner Produktlinie Xpact Logistics Lösungen zur automatisierten Verarbeitung und Analyse von Dokumenten anbietet. Hierfür haben wir eine eigene Künstliche Intelligenz zur Textanalyse entwickelt, mit dem Ziel, den Büroalltag von Unternehmen zu erleichtern.

Besonders im Logistik- und Transportbereich fallen große Dokumentenmengen wie zum Beispiel Transportaufträge an. Mittels unserer Produktlinie Xpact Logistics ermöglichen wir Unternehmen eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Transportaufträgen. Das bedeutet: unsere KI-Lösung überwacht zunächst den Posteingang, sodass Transportaufträge herausgefiltert werden können. Anschließend werden die gewünschten Informationen (z. B. Kundennummer etc.) herausgelesen. Zudem können die Daten durch unsere Software validiert und gegebenenfalls mit Stammdaten angereichert werden. Abschließend wird der Transportauftrag im bestehenden IT- oder TM-System des Kunden abgelegt. Den Prozess veranschaulichen wir Ihnen in der nachfolgenden Grafik. 

Höchste Effizienz erreichen Kunden mit der Integration der Postfachverwaltung. Diese übernimmt die vollständig automatisierte Verwaltung des Postfachs. Mittels unserer selbstentwickelten Künstliche Intelligenz können wir E-Mail-Bodys und deren Anhänge auslesen, klassifizieren und ggf. falls trennen. Die analysierten E-Mails und deren Inhalte werden dann in vordefinierte Postfächer einsortiert und können dann von den Sachbearbeitenden einfach verarbeitet werden. Auf Wunsch bieten wir auch die Möglichkeit die Dokumente nach erfolgreicher Sortierung weiterzuverarbeiten. Hier werden die Dokumente validiert und ggf. angereichert mit Daten aus dem System des Kunden. Im unteren Bild haben wir für Sie den Workflow zur regelbasierten Postfachverwaltung dargestellt. 

Wie die Dokumente ein- und ausgehen, ob durch eine Überwachung Ihres E-Mail-Postfachs, per sFTP-Zugang oder über eine API-Schnittstelle, legen Sie fest. Auch die einzelnen Prozessschritte der Dokumentenverarbeitung legen Sie individuell fest, sodass sich die Software optimal in Ihre Unternehmenslandschaft integriert.

Was Xpact Logistics einzigartig macht, ist seine text- statt positionsbasierte Arbeitsweise. Das bedeutet, dass die Künstliche Intelligenz von Evy Solutions ihre Informationen nicht nur in zuvor definierten Textfeldern oder Positionen sucht, sondern das gesamte Dokument ausliest und analysiert. Auf diese Weise kann Xpact Logistics auch Dokumente verarbeiten, die einen anderen Aufbau als herkömmliche Dokumente der gleichen Art haben, ohne dass diese einzeln antrainiert werden müssen. Das spart Zeit, Mühe und erfordert nur wenige Musterdokumente für einen schnellen Einstieg in die Prozessautomatisierung.

Neben der Auftragserfassung können natürlich auch andere Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Verträge, Werkzeugnisse etc. automatisiert verarbeitet werden. Eine Übersicht können Sie der nachfolgenden Grafik entnehmen. 

Durch die Prozessautomatisierung und automatische Verarbeitung und Überprüfung von Dokumenten auf Richtigkeit, sind wesentlich schnellere Durchflüsse möglich als bisher. Der Kunde profitiert somit von einem ca. 80-prozentigen Einsparungspotential durch:

• Geringere Fehlerquote
• Kostenersparnis durch verkürzte Prozesslaufzeiten
• Verschlankung von Geschäftsprozessen
• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Auslieferung sowie verkürzte Reaktionszeit
• Erweiterung des eigenen Serviceangebots

Der Einsatz von Evy Xpact und den Produktlinien steigert vor allem die Effizienz von Geschäfts- und Supportprozessen in Organisationen. Hierbei entlastet Evy Xpact die Mitarbeitenden bei wiederkehrenden, eintönigen Aufgaben, sodass sich diese auf andere Tätigkeiten konzentrieren können und Ressourcen freigesetzt werden. Dies verschafft dem Kunden einen erheblichen Wettbewerbsvorteil – denn wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, muss mit der Zeit gehen, um dem Kostendruck stand und mit der Geschwindigkeit Schritt halten zu können. So ermöglicht der Einsatz von Künstlicher Intelligenz beispielsweise die Bearbeitungszeit einer Bestellung von über vier Stunden auf unter eine Minute zu reduzieren. Zudem steigt die Zufriedenheit der Endkunden durch fehlerfreie und schneller ablaufende Prozesse.